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第2题      
知识点   合同管理   项目合同   项目合同管理   信息系统项目   生命周期

 
信息系统项目合同管理
项目合同管理是通过对项目合同的全生命周期进行管理,以回避和减轻可识别的项目风险。

 
问题:2.1   请以“论信息系统项目的合同管理”为题进行论述:
1.概要叙述你参与管理过的信息系统项目(项目的背景、项目规模、发起单位、目的、项目内容、组织结构、项目周期、交付的成果等),并说明你在其中承担的工作(项目背景要求本人真实经历,不得抄袭及杜撰)。
2.请结合你所叙述的信息系统项目,围绕以下要点论述你对信息系统项目合同管理的认识,并总结你的心得体会:
(1)项目合同管理的过程:;
(2)在有监理参与的情况下,结合项目管理实际写出详细的合同索赔流程。
3.请结合你所叙述的信息系统项目,编制一份相对应的项目合同。(列出主要的条款内容)。
 
 
 



   知识点讲解    
   · 合同管理    · 项目合同    · 项目合同管理    · 信息系统项目    · 生命周期
 
       合同管理
        合同管理是确保卖方的绩效符合合同要求和买方按照合同条款履约的过程。对使用多个供应商的大型项目来说,合同管理的一个关键方面是管理各供货商之间的接口。
        在合同管理过程中,需要把适当的项目管理过程应用于合同关系,并把这些过程的输出整合到项目的整体管理中。如果项目有多个卖方,这种整合就经常需要在多个层次上进行,需要应用的项目管理过程包括:
        (1)指导与管理项目执行。授权卖方在适当时间开始工作。
        (2)绩效报告。监督合同范围、成本、进度和技术绩效。
        (3)质量控制。检查和验证卖方产品是否符合要求。
        (4)整体变更控制。确保合理审批变更以及相关人员了解变更情况。
        (5)风险监控。确保风险能规避或减轻。
        合同管理中还有财务管理部分,用以监督对卖方的付款。这可确保合同中明确的支付条件得以遵循,并按合同规定确保卖方所得的款项与实际工作进度相适应。
        合同管理还包括按照合同的终止条款管理合同工作的提前终止(无论是有因终止、无因终止还是违约终止)。在合同收尾之前,可通过双方的共同协商,按照合同变更控制条款对合同进行修订。这种修订并不总是有利于买卖双方。
        输入
        1.合同
        2.合同管理计划
        3.选定的卖方
        4.批准的变更申请
        5.绩效报告
        与卖方绩效相关的文件包括:
        .按照合同规定,由卖方编制的技术文件和其他文件。
        .卖方绩效报告。
        6.工作绩效信息
        需要在项目执行过程中收集工作绩效信息,包括满足质量标准的程度,已发生或已承诺的成本,以及已经付讫的卖方发票等。
        工具与技术
        1.合同变更控制系统
        合同变更控制系统规定了修改合同的流程。它包括文书工作、跟踪系统、争议解决程序,以及各种变更所需的审批层次。合同变更控制系统应当与整体变更控制系统整合起来。
        2.买方主持的绩效评审
        采购绩效评审是一种结构化的审查,旨在依据合同来评审卖方在规定的成本和进度内完成项目范围和达到质量要求的情况。它可以包括买方开展的检查,对卖方所编相关文件的评审,以及在卖方实施工作期间进行的质量审计。这些评审可能是项目状态评审的一个部分,在项目状态评审时,通常要考虑关键供应商的绩效情况。
        3.检查和审计
        在项目执行过程中,应该根据合同规定,由买方开展相关的检查和审计,卖方应对此提供支持。如果合同条款允许,审计团队中可以包含买方的采购人员。
        4.绩效报告
        绩效报告向管理层提供卖方如何有效地达到合同目标的信息。
        5.支付系统
        首先由项目团队中有相应权利的成员证明卖方已经符合要求地完成了相关工作,然后通过买方的应付账款系统向卖方进行支付。所有支付都必须严格按照合同条款进行并加以记录。
        6.索赔管理
        如果买卖双方不能就变更补偿达成一致意见,那么请求的变更就成为有争议的变更,也称为索赔、争议或诉求。在整个合同生命期中,通常应按合同规定对索赔进行记录、处理、监督和管理。谈判是解决所有索赔和争议的首选方法。
        7.记录管理系统
        项目经理采用记录管理系统来管理合同、采购文件和相关记录。记录管理系统是包含一套特定的流程、相关的控制功能,以及作为项目管理信息系统一部分的自动化工具。该系统中包含可检索的合同文件和往来函件档案。
        输出
        1.合同文件
        合同文件包括但不限于合同本身、所有支持合同的进度计划、未批准和批准的合同变更、卖方形成的技术文档和其他工作执行信息。
        2.组织过程资产(更新)
        可能需要更新的组织过程资产包括:
        .往来函件
        .支付计划和请求
        .卖方绩效评估文件
        3.项目管理计划(更新)
        项目管理计划中可能需要更新的内容包括:
        .采购管理计划
        .合同管理计划
        .进度基准
        4.变更申请
        5.建议的纠正措施
 
       项目合同
               合同的概念
               合同有广义的概念和狭义的概念,分别定义如下:
               .广义合同:指以确定各种权利与义务为内容的协议,即只要是当事人之间达成的确定权利义务的协议均为合同,不管它涉及哪个法律部门及何种法律关系。因此,合同除应包括民法中的合同外,还包括行政法上的行政合同、劳动法上的劳动合同、国际法上的国家合同等。
               .狭义合同:专指民法上的合同,“合同(契约)是当事人之间确立、变更、终止民事权利义务关系意思表示一致的法律行为”。
               合同必须包含的要素如下:
               .合同的成立必须要有两个(含)以上的当事人。
               .各方当事人须互相做出意思表示。
               .各个意思表示达成一致。
               信息系统工程合同及合同管理的概念如下:
               信息系统工程合同是指与信息系统工程策划、咨询、设计、开发、实施、服务及保障等有关的各类合同。信息系统工程合同管理是对合同条件的拟定、协商、签署,到执行情况的检查和分析等环节进行组织管理的工作,通过双方签署的合同实现信息系统工程的目标和任务,同时也要维护建设单位和承建单位及其他关联方的正当权益。
               合同的法律特征
               合同的法律特征包括:
               .合同是一种民事法律行为。
               .合同是一种双方或多方或共同的民事法律行为。
               .合同以在当事人之间设立、变更、终止财产性的民事权利义务为目的。
               .订立、履行合同应当遵守相关的法律及行政法规。
               .合同依法成立,即具有法律约束力。
               有效合同原则
               有效合同应具备以下特点:
               .签订合同的当事人应当具有相应的民事权利能力和民事行为能力。
               .意思表示真实。
               .不违反法律或社会公共利益。
               无效合同通常需具备下列任一情形:
               .一方以欺诈、胁迫的手段订立合同。
               .恶意串通,损害国家、集体或者第三人利益。
               .以合法形式掩盖非法目的。
               .损害社会公共利益。
               .违反法律、行政法规的强制性规定。
 
       项目合同管理
               合同管理及作用
               合同管理是管理买方与卖方的关系,保证卖方的实际工作满足合同要求的过程。信息系统集成项目的合同管理是指对与工程的策划、咨询、设计、开发、实施、服务及保障等有关的各类合同,对从合同条件的拟定、协商、签署,到执行情况的检查和分析等环节进行组织管理的工作。当卖方由多家集成商组成时,合同管理的一个重要方面就是管理各个承包商之间的关系。
               合同在合同管理中有如下三个主要作用:
               .合同确定了信息系统实施和管理的主要目标,是合同双方在工程中各种经济活动的依据。
               .合同规定了双方的经济关系,包括实施过程中的经济责任、利益和权利。
               .合同是监理的基本依据,利用合同可以对工程进度、质量和成本实施管理和控制。
               合同管理的主要内容
               合同管理主要包括合同签订管理、合同履行管理、合同变更管理以及合同档案管理。
               合同签订管理主要包括签订合同的前期调查和合同谈判及合同签署。在签订合同前需要做好市场调查,了解产品的技术发展状况、市场供需情况和市场价格等;还应当进行潜在合作伙伴或者竞争对手的资信调查以及了解相关环境,做出正确的风险分析判断。合同谈判时应制定切合实际的谈判目标,抓住实质问题,营造一个平等协商的氛围。
               合同履行管理包括合同执行和合同纠纷处理。对于执行过程中出现的问题,本着合同签署前的谈判精神和客观情况,按照共赢和互利的原则尽快解决。合同纠纷的处理方式主要有:对于缺乏诚信的欺诈,一定要义正词严地予以反击;该仲裁和诉讼的,要尽快收集资料进入法定程序;对于合同诈骗,尽早报案是维护权利的关键;对于能补救的纠纷,要采取积极的应对措施;变更合同、终止合同都是法律赋予合同当事人的权利。
               “公平合理”是合同变更的处理原则。合同变更管理的一般处理流程如下:
               .变更的提出:合同签约各方都可以向监理单位(或变更控制委员会)提出书面的合同变更请求。
               .变更请求的审查:合同签约各方提出的合同变更要求和建议,必须首先交由监理单位(或变更控制委员会)审查后,提出合同变更请求的审查意见,并报业主。
               .变更的批准:监理单位(或变更控制委员会)批准或拒绝变更。
               .变更的实施:在组织业主与承包人就合同变更及其他有关问题协商达成一致意见后,由监理单位(或变更控制委员会)正式下达合同变更指令,承包人组织实施。
               合同档案的管理,即合同文件管理,是整个合同管理的基础。项目经理使用合同档案管理系统对合同文件和记录进行管理。该系统用于维持合同文件和通信往来的索引记录,并协助相关的检索和归档。
 
       信息系统项目
               项目的基本概念
               什么是项目?简单地说,安排一场演出、开发一种新产品、建一幢大房子都可以被称为一个项目。所谓项目,简单地说,就是在既定的资源和要求的约束下,为实现某种目的而相互联系的一次性工作任务。这个定义包括三层意思:一定的资源约束、一定的目标、一次性任务。这里的资源包括时间资源、经费资源、人力资源等。
               对项目的概念有了一定了解的基础上,我们来看一下项目的基本特征。
                      明确的目标
                      项目是一种有着明确目标——一种期望的产品或希望得到的服务的一次性活动。这里的目标包括几个方面。
                      (1)时间目标如在规定的时段内或规定的时间点之前完成。
                      (2)成果目标如提供某种规定的产品、服务或其他成果。
                      (3)其他需满足的要求包括必须满足的要求和应尽量满足的要求。
                      目标允许有一个变动的幅度,也就是可以修改的。不过一旦项目目标发生实质性变化,它就不再是原来的项目了,而将产生一个新的项目。
                      独特的性质
                      每一个项目都是唯一的、独特的。或者项目的成果与其他项目不同;或者项目的成果与其他项目类似,然而其时间和地点,内部和外部的环境,自然和社会条件有别于其他项目,总之项目总是独一无二的,没有两个项目是完全相同的。项目没有可以完全照搬的先例,也不会有完全相同的复制。
                      有限的生命周期
                      项目有具体的时间计划,它有一个开始时间和目标必须实现的截止日期。虽然不同项目可以划分为不同的具体阶段,不过,大多数项目的生命周期都可以划分为启动、规划、实施、结尾4个阶段。
                      特定的委托人
                      它既是项目结果的需求者,也是项目实施的资金提供者。他可能是一个人,或一个组织;委托人可能是企业外部的,被称作外部客户,也可能是企业内部的,比如企业内的别的部门,被称作内部客户。不管是外部客户还是内部客户,都是项目的委托人或项目成果的使用者。
                      实施的一次性
                      一次性是项目与其他常规运作的最大区别。项目有确定的起点和终点,项目不能重复。
                      组织的临时性和开放性
                      项目开始时要组建项目团队,项目团队在项目进展过程中,其人数、成员、职责在不断变化。某些成员是借调来的,项目终结时团队要解散,人员要转移。参与项目的组织往往有多个,甚至几十个或更多。他们通过协议或合同以及其他的社会关系结合到一起,在项目的不同时段以不同的程度介入项目活动。可以说,项目组织没有严格的边界,是有弹性的、模糊的、开放的。这一点与一般企事业单位和政府机构很不一样。
                      项目的不确定性和风险性
                      项目以所需的时间估计、成本估计、各种资源的有效性为项目计划的假定条件,这种假定带来了一定程度的不确定性,这种不确定性为项目的实现带来一定的风险。项目是一次性任务,做坏了没有机会重来。项目必须保证成功,因此必须精心设计、精心制作和精心控制,以达到预期目标。
                      结果的不可逆转性
                      不论结果如何,项目结束了,结果也就确定了。
               信息系统项目的概念
               通过上一节对项目的介绍,我们知道信息系统的建设也是一类项目。因为信息系统的建设符合项目的定义。我们知道,项目的定义中包含三层意思:一定的资源约束、一定的目标、一次性任务。首先,信息系统的建设是一次性的任务,有明确的任务范围和质量要求,有时间和进度的要求,有经费和资源的限制。因此,信息系统的建设是一类项目的建设过程。
               信息系统项目除了具有项目的特征之外,还具有自己的特点。
                      信息系统项目的目标不精确、任务边界模糊,质量要求主要由项目团队定义
                      在信息系统开发初期,项目团队调研时,客户只能提出一些初步的功能要求,提不出确切的需求。信息系统项目的任务范围在很大程度上取决于项目组所做的系统规划和需求分析。另外,因为大部分客户方都不是从事信息技术的人员,对信息技术的各种性能指标并不熟悉,所以,信息系统项目所应达到的质量要求也更多地由项目组定义,客户则尽可能地进行审查。为了更好地定义或审查信息系统项目的任务范围和质量要求,客户方可以聘请第三方的信息系统监理或咨询机构来监督项目的实施情况。
                      在信息系统项目开发过程中,客户的需求不断被激发,不断地被进一步明确,或者客户需求随项目进展而变化,从而导致项目进度、费用等计划的不断更改
                      尽管已经做好了系统规划、可行性研究,签订了较明确的技术合同,然而随着项目的进展,客户的需求不断地被激发,被进一步明确,导致程序、界面以及相关文档需要经常被修改。而且在修改过程中又可能产生新的问题,这些问题很可能经过相当长的时间后才会被发现。这就要求项目经理在项目开发过程中不断监控和调整项目计划的执行情况,尤其注重项目的变更管理。
                      信息系统项目是智力密集、劳动密集型项目,受人力资源影响最大,项目成员的结构、责任心、能力和稳定性对信息系统项目的质量以及是否成功有决定性的影响
                      信息系统项目工作的技术性很强,需要大量高强度的脑力劳动。尽管近年来信息系统辅助开发工具的应用越来越多,但是项目各阶段还是渗透了大量的手工劳动。这些劳动十分细致、复杂和容易出错,因而信息系统项目既是智力密集型项目,又是劳动密集型项目。并且,由于信息系统开发的核心成果——应用软件是不可见的逻辑实体,如果人员发生流动,对于没有深入掌握软件知识或缺乏信息系统开发实践经验的人来说,很难在短时间里做到无缝地承接信息系统的后续开发工作。
                      另外,信息系统的开发是项目团队整体的工作,为了高质量的完成项目,要充分发掘项目成员的才能和创新精神,不仅要求他们具有一定的技术水平和工作经验,还要求他们具有良好的心理素质和责任心,尤其要具有团队合作精神。项目经理在项目开发过程中,也应该注重项目成员之间的沟通协调,要将人力放到与进度和成本一样高的地位来看待。
 
       生命周期
        IT服务生命周期由规划设计(Planning&Design)、部署实施(Implementing)、服务运营(Operation)、持续改进(Improvement)和监督管理(Supervision)5个阶段组成,简称“PIOIS”。
        (1)规划设计:从客户业务战略出发,以需求为中心,参照ITSS对IT服务进行全面系统的战略规划和设计,为IT服务的部署实施做好准备,以确保提供满足客户需求的IT服务。
        (2)部署实施:在规划设计基础上,依据ITSS建立管理体系、部署专用工具及服务解决方案。
        (3)服务运营:根据IT服务部署情况,依据ITSS,采用过程方法,全面管理基础设施、服务流程、人员和业务连续性,实现业务运营与IT服务运营的全面融合。
        (4)持续改进:根据IT服务运营的实际情况,定期评审IT服务满足业务运营的情况,以及IT服务本身存在的缺陷,提出改进策略和方案,并对IT服务进行重新规划设计和部署实施,以提高IT服务质量。
        (5)监督管理:本阶段主要依据ITSS对IT服务质量进行评价,并对IT服务供方的服务过程、交付结果实施监督和绩效评估。


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