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变更控制系统是一套事先确定的修改项目文件或改变项目活动时应遵循的程序，其中包括必要的表格或其他书面文件，责任追踪，以及变更审批制度、人员和权限。变更控制系统应当明确规定变更控制委员会的责任和权力，并由所有的项目干系人认可。在审批变更时，要加强对变更风险和变更效果的评估，并选择对项目影响最小的变更方案，尽量防止增加项目投资。变更控制系统可细分为整体、范围、进度、费用和合同变更控制系统。变更控制系统应当同项目管理信息系统一起通盘考虑，形成整体。
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变更控制委员会（Change Control Board，CCB）也称配置控制委员会（Configuration Control Board），其任务是对建议的配置项变更做出评价、审批，以及监督已批准变更的实施。CCB的成员通常包括项目经理、用户代表、质量控制人员、配置控制人员。这个组织不必是常设机构，可以根据工作的需要组成，其中的人员可以全职的，也可以是兼职的。
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如果CCB除控制变更以外，还要承担更多的配置管理任务，那就应该包括基线的审定、标识的审定，以及产品的审定，并且可能实际的工作需分为项目层、系统层和组织层来组建，使其完成不同层面的配置管理任务。
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①变更申请。应记录变更的提出人、日期、申请变更的内容等信息。
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②变更评估。对变更的影响范围、严重程度、经济和技术可行性进行系统分析。
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③变更决策。由具有相应权限的人员或机构决定是否实施变更。
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④变更实施。由管理者指定的工作人员在受控状态下实施变更。
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⑤变更验证。由配置管理人员或受到变更影响的人对变更结果进行评价，确定变更结果和预期是否相符、相关内容是否进行了更新、工作产物是否符合版本管理的要求。
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⑥沟通存档。将变更后的内容通知可能会受到影响的人员，并将变更记录汇总归档。如提出的变更在决策时被否决，其初始记录也应予以保存。
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变更申请需要采用书面的形式提出，主要内容有如下3个方面：
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①变更描述。包括变更理由、变更的影响、变更的优先级等，就是要描述做什么变更，为什么要做，以及打算怎么做的问题。
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②对变更的审批。对变更的必要性、可行性的审批意见，主要是由配置管理员和CCB对此项变更把关。
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配置项可以有3种状态，分别是工作状态、评审状态和受控状态。开发中的配置项尚未稳定下来，对于其他配置项来说是处于不处理工作状态下（自由状态），此时它并未受到配置管理的控制，开发人员的变更并未受到限制。但当开发人员认为工作已告完成，可供其他配置项使用时，它就开始于稳定。把它交出评审，就开始进入评审状态；若通过评审，可作为基线进入配置库（实施检入），开始冻结，此时开发人员不允许对其任意修改，因为它已处于受控状态。通过评审表明它确已达到质量要求；但若未能通过评审，则将其回归到工作状态，重新进行调整。配置项的状态变化过程如下图所示。
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处于受控状态下的配置项原则上不允许修改，但这不是绝对的，如果由于多种原因需要变更，就需要提出变更请求。在变更请求得到批准的情况下，允许配置项从库中检出，待变更完成，并经评审后，确认变更无误方可重新入库，使其恢复到受控状态。
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