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  第22题      
  知识点:   成本估算   成本预算   基线   成本管理
  关键词:   成本估算   成本管理   工作包   基线        章/节:   开发管理       

 
项目的成本管理中,(22)将总的成本估算分配到各项活动和工作包上,来建立一个成本的基线
 
 
  A.  成本估算
 
  B.  成本预算
 
  C.  成本跟踪
 
  D.  成本控制
 
 
 

   知识点讲解    
   · 成本估算    · 成本预算    · 基线    · 成本管理
 
       成本估算
        成本估算是对项目投入的各种资源的成本进行估算,并编制费用估算书。要进行项目成本的估算,需要大量的数据资料,这些资料包括资源要求的品种和数量、每种资源的单价、每项资源占有的时间。
        成本估算主要靠分解和类推的手段进行,基本估算方法分为3类,分别是自顶向下的估算法、自底向上的估算法和差别估算法。
               自顶向下的估算法
               这种方法的主要思想是从项目的整体出发,进行类推。即估算人员根据以前已完成项目所消耗的总成本(或总工作量),来推算将要开发的软件的总成本(或总工作量),然后按比例将它分配到各开发任务单元中去。
               自顶向下估算的主要优点是管理层会综合考虑项目中的资源分配,由于管理层的经验,他们能相对准确地把握项目的整体需要,能够把预算控制在有效的范围内,并且避免有些任务有过多的预算,而另外一些被忽视。自顶向下估算工作量小,速度快。
               自顶向下估算的主要缺点是如果下层人员认为所估算的成本不足以完成任务时,由于在公司地位的不同,下层人员有很可能保持沉默,而不是试图和管理层进行有效的沟通,讨论更为合理的估算,默默地等待管理层发现估算中的问题再自行纠正。这样会使项目的执行出现困难,甚至是失败。自顶向下估算对项目中的特殊困难估计不足,估算出来的成本盲目性大,有时会遗漏被开发软件的某些部分。
               虽然这样的估算被广泛地采用,但是信息系统项目本身的不确定性和高度的定制化性使得在信息系统项目中,自顶向下的成本估算往往很不准确。由于技术的发展和客户的需求各不相同,许多信息系统项目根本没有以前的项目例子作为估算的参考。
               自底向上的估算法
               自底向上估算的主要思想是把待开发的软件细分,直到每一个子任务都已经明确所需要的开发工作量,然后把它们加起来,得到软件开发的总工作量。这是一种常见的估算方法。
               自底向上的估算的主要优点是在任务和子任务上的估算更为精确,这是由于项目实施人员更了解每个子任务所需要的资源。这种方法也能够避免项目实施人员对管理层所估算值的不满和对立。缺点是缺少各项子任务之间相互联系所需要的工作量,还缺少许多与软件开发有关的系统级工作量(配置管理、质量管理、项目管理)。所以往往估算值偏低,必须用其他方法进行检验和校正。
               自底向上估算精确的前提条件是项目实施人员对所做的子任务的了解和精通上。这种方式的估算的关键是要保证所有的项目任务都要涉及,这一点也相当困难。另外,由于进行估算的项目实施人员会认为管理层会按照比例削减自己所估算的成本需要,或者出于安全的估计,他们会高估自己任务所需要的成本,而这必然导致总体成本的高估。管理层会认为需要削减,削减证实了估算人员的估计,这样,所有的项目估算参与人员就陷入了一个怪圈。
               差别估算法
               这种方法综合了上述两种方法的优点,其主要思想是把待开发的软件项目与过去已完成的软件项目进行类比,从其开发的各个子任务中区分出类似的部分和不同的部分。类似的部分按实际量进行计算,不同的部分则采用相应的方法进行估算。这种的方法的优点是可以提高估算的准确程度,缺点是不容易明确“类似”的界限。
 
       成本预算
        项目成本预算是进行项目成本控制的基础,是将项目的成本估算分配到项目的各项具体工作上,以确定项目各项工作和活动的成本定额,制定项目成本的控制标准,规定项目意外成本的划分与使用规则。
               成本预算技术
               项目成本预算使用的工具和技术有成本总计、管理储备、参数模型、支出的合理化原则。
               管理储备是为范围和成本的潜在变化而预留的预算,它们是未知的,项目经理在使用之前必须得到批准。管理储备不是项目成本基线的一部分,但包含在项目的预算中。它们未被作为预算进行分配,因而不是挣值计算的一部分。
               建立参数模型指在数学模型中运用项目特点(参数)来预测项目成本。所建立的模型既可以是简单模型,也可以是复合模型。参数模型无论在成本上还是在准确性上,彼此相差都很悬殊。在下述情况下,参数模型有可能比较可靠:
               (1)用以建立参数模型的历史资料准确
               (2)模型中使用的参数容易量化
               (3)模型具有可缩放性(即它既适用于规模甚大的项目,也适用于规模很小的项目)。
               所谓支出的合理化原则,是指对于组织运营而言,资金周期性开销中的巨大变化是不愿被看到的。因此,项目资金的支付需要调整到比较平滑或对开销进行管制。这可以通过给一些工作包或结构加以日期限制来达到。由于这将影响资源分配,除非资金被用作限制性资源,否则进度开发过程不必用此新日期限制来重复。这些迭代的最终产物就是成本基线。
               预算的步骤
               不管使用什么技术和工具来编制项目的成本预算,都必须经过下列3个步骤:
               (1)分摊项目总成本到WBS的各个工作包中,为每一个工作包建立总预算成本,在将所有工作包的预算成本进行相加时,结果不能超过项目的总预算成本。
               (2)将每个工作包分配得到的成本再二次分配到工作包所包含的各项活动上。
               (3)确定各项成本预算支出的时间计划,以及每一时间点对应的累积预算成本,制定出项目成本预算计划。
               直接成本与间接成本
               在进行项目预算时,除了要考虑项目的直接成本,还要考虑其间接成本和一些对成本有影响的其他因素,可能包括以下一些:
               (1)非直接成本。包括租金、保险和其他管理费用。例如,如果项目中有些任务是项目组成员在项目期限内无法完成的,那么就可能需要进行项目的外包或者聘请专业的顾问。如果项目进行需要专门的工具或者设备,而采购这些设备并非明智,那么采用租用的方式就必须付租金。
               (2)隐没成本。隐没成本是当前项目的以前尝试已经发生过的成本。例如,一个系统的上一次失败的产品花费了N元,那么这N元就是为同一个系统的下一个项目的隐没成本。考虑到已经投入了许多的成本,人们往往不愿意再继续投入,但是在项目选择时,隐没成本应该被忘记,不应该成为项目选择的理由。
               (3)学习曲线。如果在信息系统项目中采用了项目组成员未使用过的技术和方法,那么在使用这些技术和方法的初期,项目组成员有一个学习的过程,许多时间和劳动投入到尝试和试验中。这些尝试和试验会增加项目的成本。同样,对于项目组从未从事的项目要比对原有项目的升级的成本高得多,也是由于项目组必须学习新的行业的术语、原理和流程。
               (4)项目完成的时限。一般来说,项目需要完成的时限越短,那么项目完成的成本就越高,压缩信息系统的交付日期不仅要支付项目组成员的加班费用,而且如果过于压缩进度,项目组可能在设计和测试上就会减少投入,项目的风险就会提高。
               (5)质量要求。显然,项目的成本估算中要根据产品的质量要求的不同而不同。登月火箭的控制软件和微波炉的控制软件不但完成的功能不同,而且质量要求也大相径庭,其成本估算自然有很大的差异。
               (6)保留。保留是为风险和未预料的情况而准备的预留成本。遗憾的是,有时候管理层和客户会把保留的成本进行削减。没有保留,将使得项目的抗风险能力降低。
               零基准预算
               零基准的预算是指在项目预算中,并不以过去的相似的项目成本作为成本预算的基准,然后根据项目之间的规模、性质、质量要求、工期要求等不同,对基准进行调节来对新的项目进行成本预算。而是项目以零作为基准,估计所有的工作任务的成本。
               例如,软考在线网在上一个Web查询应用项目中,成本是2万元。现在有一个新的Web查询应用项目,那么对比两个项目之间的差距,如果新的项目范围估计要扩大20%,则成本预算可以在2万元的基础上增加20%。而零基准的成本预算却不能在过去的项目基础上进行增加。这种成本预算的方法必须以零作为基准。零基准的预算的主要目标是减少浪费,避免一些实际上没有继续存在必要的成本支出,由于预算人员的惰性或者疏忽而继续在新的项目中存在。
               :零基准预算通常用于一系列的项目,整个组织和时间跨度为几年的项目。
 
       基线
        基线(baseline)是项目生存期各开发阶段末尾的特定点,也称为里程碑(milestone),在这些特定点上,阶段工作已结束,并且已经形成了正式的阶段性产品。
        建立基线的概念是为了把各开发阶段的工作划分得更加明确,使得本来连续开展的开发工作在这些点上被分割开,从而更加有利于检验和肯定阶段工作的成果,同时有利于进行变更控制。有了基线的规定就可以禁止跨越里程碑去修改另一开发阶段的工作成果,并且认为建立了里程碑,有些完成的阶段成果已被冻结。
        作为阶段工作的正式产品,基线应该是稳定的,如作为设计基线的设计规格说明应该是通过评审的。如果还只是设计草稿,就不能作为基线,不能被冻结。
        如果把软件看作是系统的一个组成部分,以下3种基线最受人们关注的:功能基线、分配基线、产品基线。
        (1)功能基线:指在系统分析与软件定义阶段结束时,经过正式评审和批准的系统设计规格说明书中对待开发系统的规格说明;或是指经过项目委托单位和项目承办单位双方签字同意的协议书或合同中所规定的对待开发软件系统的规格说明;或是由下级申请经上级同意或直接由上级下达的项目任务书中所规定的对待开发软件系统的规格说明。功能基线是最初批准的功能配置标志。
        (2)分配基线(指派基线):指在软件需求分析阶段结束时,经过正式评审和批准的软件需求的规格说明。指派基线是最初批准的指派配置标志。
        (3)产品基线:指在软件组装与系统测试阶段结束时,经过正式评审批准的有关所开发的软件产品的全部配置项的规格说明。产品基线是最初批准的产品配置标志。
        另外,交付给外部顾客的基线一般称为发行基线,内部使用的基线称为构造基线。释放是指在软件生存周期的各个阶段结束时,由该阶段向下阶段提交该阶段产品的过程。它也指将集成与系统测试阶段结束时所获得的最终产品向用户提交的过程。后面这个过程也称为交付。
        :提出基线的概念本来是为了更好地实现变更控制,但如果把每个基线都当成一个整体来看待会造成麻烦。因为一个变更很可能只涉及基线的很小部分。例如,假定某个大型软件中的一个模块修改了,如果将这一变更当做整个软件产品基线的变更,就很不方便。
 
       成本管理
               系统成本管理范围
               系统成本性态是指成本总额对业务量的依存关系。业务量是组织的生产经营活动水平的标志量。它可以是产出量也可以是投入量;可以使用实物量、时间度量,也可以使用货币度量。当业务量变化以后,各项成本有不同的性态,大体可以分为:固定成本和可变成本。
                      固定成本
                      企业信息系统的固定成本,也叫做初始成本项,是为购置长期使用的资产而发生的成本。这些成本一般以一定年限内的折旧体现在会计科目中,并且折旧与业务量的增加无关。主要包含以下几个方面。
                      (1)建筑费用及场所成本,包括计算机房、办公室及其他设备用房如测试室、培训室、空调等;硬件购置、安装成本;软件购置、开发成本。
                      (2)人力资源成本,主要指IT人员较为固定的工资或培训成本。
                      (3)外包服务成本,即从外部组织购买服务的成本,它可以是购买应用系统开发服务,也可以是数据中心的建设,因此成本中包括硬件软件等不同成本类型,但由于服务提供方不愿提供详细的成本数据等原因,很难将外包服务成本分解为最基本的成本类型,因此将它单独列出作为一类。
                      运行成本
                      企业信息系统的运行成本,也叫做可变成本,是指日常发生的与形成有形资产无关的成本,随着业务量增长而正比例增长的成本。IT人员的变动工资、打印机墨盒、纸张、电力等的耗费都会随着IT服务提供量的增加而增加,这些就是IT部门的变动成本。
               系统预算及差异分析
               成本管理以预算成本为限额,按限额开支成本和费用,并以实际成本和预算成本比较,衡量活动的成绩和效果,并纠正差异,以提高工作效率,实现以至超过预期目标。因此完整的成本管理模式应包括:预算;成本核算及IT服务计费;差异分析及改进措施。
                      预算
                      预算是指组织按照一定的业务量水平及质量水平,估计各项成本、计算预算成本,并以预算成本为控制经济活动的依据,衡量其合理性。当实际状态和预算有了较大差异时,要查明原因并采取措施加以控制。编制预算是以预算项目的成本预测及IT服务工作量的预测为基础的。
                      预算的编制方法主要有增量预算和零基预算,其选择依赖于企业的财务政策。增量预算是以去年的数据为基础,考虑本年度成本、价格等的期望变动,调整去年的预算。在零基预算下,组织实际所发生的每一活动的预算最初都被设定为零。为了在预算过程中获得支持,对每一活动必须就其持续的有用性给出有说服力的理由。即详尽分析每一项支出的必要性及其取得的效果,确定预算标准。零基预算方法迫使管理当局在分配资源前认真考虑组织经营的每一个阶段。这种方法通常比较费时,所以一般几年用一次。
                      .预算项目的成本预测。预算项目一般按照成本项目划分,一旦确定一般要保持稳定,这样一是可以使企业了解其成本变动趋势,进行纵向比较,也可以与其他企业之间进行横向比较,二是为成本管理活动提供了一个简单的处理基础,如折旧可以按照成本类型的不同分别进行处理。
                      在预算编制时,各预算项目的成本一般都是未知的,如加班工资、外部网收费等,因此必须对其进行预测。预测这些成本是以从前IT会计年度的成本数据为基础或以未来工作量的预测为基础进行的。IT成本管理必须谨慎地估计不可控制的成本的变化。
                      .IT服务工作量预测。IT工作量是成本变化的一个主要原因之一,因此,在编制预算的时候,要预测未来IT工作量。不仅成本管理活动需要估计工作量,在服务级别管理和容量管理中也需要对工作量进行预测。工作量预测将以工作量的历史数据为基础,考虑数据的更新与计划的修改,得出未来的IT工作量。
                      成本核算及IT服务计费
                      IT服务计费是指向接受IT部门服务的业务部门(客户)收取费用,进行成本效益核算的过程。IT服务计费包括确定收费对象和选择计算收费额的方法。良好的IT服务计费是以存在有效的会计系统、完善的成本核算为前提。如果接受IT服务的客户是组织外部的客户,则将收取费用作为提供服务的回报,如果接受IT服务的客户是企业内部其他部门,则用模拟方式进入适当的会计科目,以反映IT部门的活动效果及其对应部门的活动耗费。
                      进行IT服务计费的目的有两个:防止成本转移带来的部门间责任转嫁,使每个责任中心都能作为单独的组织单位进行业绩评价;IT服务计费系统所确定的转移价格作为一种价格引导业务部门采取明智的决策,IT部门据此确定提供产品或服务的数量,IT服务需求部门据此确定所需要的产品或服务的数量。但是,这两个目的往往存在矛盾。能够满足评价部门业绩的转移价格,可能引导部门经理采取并非对企业而言最理想的决策;而能够正确引导部门经理的转移价格可能使某个部门获利水平很高而另一个部门面临亏损。因此很难找到理想的转移价格,而只能根据企业的具体情况选择基本满意的解决办法。
                      差异分析及改进
                      IT会计人员将每月、每年成本、收益、工作量、服务水平等的实际数据与相应的预算、计划数据相比较,确定其差额,发现有无例外情况。对存在的例外情况要进行差异分析。
                      差异分析是指确定差异的数额,将其分解为不同的差异项目,并在此基础上调查发生差异的具体原因并提出分析报告。通过差异分析,找到造成差异的原因、分清责任、采取纠正行动,以实现降低成本的目的。
               TCO总成本管理
               确定一个特定的IT投资是否能给一个企业带来积极价值是一个很具争论性的话题。企业一般都是只把目光放在直接投资上,比如软硬件价格、操作或管理成本。但是IT投资的成本远不止这些。通常会忽视一些间接成本,例如教育、保险、酬金、终端用户平等支持、终端用户培训以及停工引起的损失。这些因素也是企业实现一个新系统的成本的一个很重要的组成部分。另外技术适应性或者综合成本也是企业采用系统时需要充分考虑的一个问题。
               准确地估计以及跟踪与一项IT投资相关的成本对很多企业来说都是一个很困难的问题。企业核算系统通常也不会跟踪跨企业的IT成本。很多企业允许或者鼓励使用部门预算进行IT购置。其他企业在功能的或者其他各种各样的商业条目中掩盖了与使用和管理技术投资相关的成本。
               TCO模型面向的是一个由分布式的计算、服务台、应用解决方案、数据网络、语音通信、运营中心以及电子商务等构成的IT环境。TCO同时也将度量这些设备成本之外的因素,如IT员工的比例、特定活动的员工成本、信息系统绩效指标,终端用户满意程度的调查也被经常包含在TCO的指标之中。这些指标不仅支持财务上的管理,同时也能对其他与服务质量相关的改进目标进行合理性考察和度量。
               在大多数TCO模型中,以下度量指标中的基本要素是相同的——直接成本及间接成本。所谓的直接成本和间接成本的定义如下。
               (1)直接成本。与资本投资、酬金以及劳动相关的预算内的成本。比如软硬件费用、IT人员工资、财务和管理费用、外部采购管理,以及支持酬劳等。
               (2)间接成本。与IT服务交付给终端用户相关的预算外的成本。比如与终端用户操作相关的成本,例如教育、培训、终端用户开发或执行、本地文件维护等。与停工相关的成本还包括中断生产、恢复成本,或者解决问题成本。
               通过TCO的分析,我们可以发现IT的真实成本平均超出购置成本的5倍之多,其中大多数的成本并非与技术相关,而是发生在持续进行的服务管理的过程中。
               TCO会产生一个与企业成本相关的由货币度量的数值。许多企业希望能将自己的成本信息与其他同类组织的进行比较。事实上,这些数据只有当被用来与其他在TCO方面作为行业标杆的组织进行比较,或与本组织之前的度量结果进行比较得出取得进步(或退步)的结论时才能发挥其真正的作用。
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