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需求文档是需求过程阶段的成果体现形式，软件工程特别强调文档的重要性。需求文档是客户了解未来产品的依据，是开发者开发工具的基本指导，也是产品研制出来以后判定其是否符合要求的基准，还是编写各种客户文档、培训材料的基础。可以看出，需求文档将在整个软件开发中起指导性作用。
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根据需求分析阶段的基本任务，需求文档包括以下四种主要资料。
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①系统规格说明。主要描述目标系统的概述、功能要求、性能要求、运行环境要求和其他要求（如可使用性、安全保密性、可维护性、可移植性等）以及将来可能提出的要求。
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②数据要求。主要包括在需求分析时建立的数据字典以及数据结构的描绘，还包括存储信息（数据库或普通文件）的分析结果。
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③用户系统描述。这个文档从用户使用系统的角度描述系统，相当于一份初步的用户手册，使得未来的用户能从使用者的角度检查该目标系统，帮助他们判断这个系统是否符合他们的需要。
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④修正的开发计划。经过需求分析阶段的工作，开发者对目标系统有了更深入、更具体的认识，能够对系统的成本和进度做出更准确的估计，在此基础上应该对开发成本计划、资源使用计划、进度计划等进行细化和修正。
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