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制订采购管理计划是记录项目采购决策、明确采购方法、识别潜在卖方的过程，其主要作用是确定是否需要外部支持，如果需要，则还要决定采购什么、如何采购、采购多少以及何时采购。
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项目进度计划对制订采购管理计划中的采购策略有重要影响。制订采购管理计划时所做出的决定，又会影响项目进度计划。应该把这些决定与制订进度计划、估算活动资源和自制或外购分析的决策整合起来。本过程包括评估与每项自制或外购决策有关的风险，还包括审查拟使用的合同类型，以便规避或减轻风险，或者向卖方转移风险。
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项目管理计划描述了项目的需要、合理性、需求和当前边界。项目管理计划中的范围基准是制订采购管理计划的重要依据。
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需求文件中包括与采购规划有关的项目需求的重要信息，还包括带有合同和法律含义的需求，如健康、安全、安保、绩效、环境、保险、知识产权、同等就业机会、执照和许可证，在制订采购管理计划时需要考虑这些因素。
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风险登记册列出了风险清单以及风险分析和风险应对规划的结果。
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活动资源需求中包括诸如所需人员、所需设备或所处位置的信息。
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项目进度计划中包括有关时间表或强制交付日期的信息。
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可使用为采购活动制订的成本估算来评价潜在卖方提交的投标书或建议书的合理性。
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干系人登记册提供了项目参与者及其在项目中的利益的详细信息。
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.适用于产品、服务和成果的典型条款和条件，或适用于特定行业的典型条款和条件。
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.与制订采购管理计划和选择合同类型有关的管理系统。
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.基于以往经验的、现有的多层次供应商系统（由已通过资格预审的卖方组成）。
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自制或外购分析是一种通用的管理技术，用来确定某项工作最好由项目团队自行完成，还是应该从外部采购。有时，虽然项目组织内部具备相应的能力，但由于相关资源正在从事其他项目，为满足进度要求，也需要从组织外部进行采购。
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预算制约因素可能影响自制或外购决策。如果决定购买，则应继续做出购买或租赁的决策。自制或外购分析应考虑全部相关成本，包括直接成本与间接成本。例如，买方在分析外购时，既要考虑购买产品本身的实际支出，也要考虑为支持采购过程和维护该产品所发生的间接成本。
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在进行外购分析时，也要考虑可用的合同类型。采用何种合同类型，取决于想要如何在买卖双方间分担风险，而双方各自承担的风险程度，则取决于具体的合同条款。
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专家判断（包括商务和技术判断）不仅适用于拟采购产品、服务或成果的技术细节，而且也适用于采购管理过程的各个方面。
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与潜在投标人召开信息交流会，有利于供应商开发互惠的方案或产品，从而有益于材料或服务的买方。
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采购管理计划是项目管理计划的组成部分，说明项目团队将如何从执行组织外部获取货物和服务，以及如何管理各个采购过程。
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.是否需要编制独立估算，以及是否应把独立估算作为评价标准。
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.如果执行组织设有采购、发包或采办部门，项目管理团队可独自采取的行动。
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.如何协调采购工作与项目的其他工作，如制定进度计划与报告项目绩效。
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.如何处理某些产品的采购需要提前较长时间的问题，并在项目进度计划中考虑所需时间。
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.如何进行自制或外购决策，并把该决策与估算活动资源和制订进度计划等过程联系在一起。
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.如何在每个合同中规定合同可交付成果的进度日期，并与制订进度计划和控制过程相协调。
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.如何识别对履约担保或保险合同的需求，以减轻某些项目风险。
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根据每个项目的需要，采购管理计划可以是正式或非正式的，非常详细或高度概括的。
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依据项目范围基准，为每次采购编制工作说明书（SOW），对将要包含在相关合同中的项目范围进行定义。
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采购SOW应详细描述拟采购的产品、服务或成果，描述的详细程度会因采购品的性质、买方的需要或拟用的合同形式而有所不同。工作说明书中可包括规格、数量、质量、性能参数、履约期限、工作地点和其他需求。工作说明书还应说明任何所需的附带服务，如绩效报告或项目运营支持等。
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某些应用领域对采购SOW有特定的内容和格式要求。每次进行采购，都需要编制SOW。也可以把多个产品或服务组合成一个采购包，由一个SOW全部覆盖。在采购过程中，应根据需要对采购SOW进行修订和改进，直到成为所签协议的一部分。
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采购文件是用于征求潜在卖方的建议书。当主要依据价格来选择卖方（如购买商业或标准产品时）时，通常使用标书、投标或报价等术语；而主要依据其他考虑（如技术能力或技术方法）来选择卖方时，通常使用诸如建议书的术语。
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常见的采购文件有方案邀请书（Request For Proposal, RFP）、报价邀请书（Request For Quoting, RFQ）、征求供应商意见书（Request For Information, RFI）、投标邀请书（Invitation For Bid, IFB）、招标通知、洽谈邀请以及承包商初始建议征求书等。
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买方拟定的采购文件不仅应便于潜在卖方做出准确、完整的应答，还要便于对卖方应答进行评价。采购文件中应该包括应答格式要求、相关的采购工作说明书（SOW）及所需的合同条款。对于政府采购，可能有相关法规规定了采购文件的部分甚至全部内容和结构。
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采购文件的复杂和详细程度应与采购的价值和风险水平相适应。采购文件既要足以保证卖方做出一致且适当的应答，又要具有足够的灵活性，允许卖方为满足既定要求而提出更好的建议。
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买方通常应该按照所在组织的相关政策，邀请潜在卖方提交建议书或投标书。可通过公开发行的报纸或商业期刊，或者利用公共登记机关或互联网来发布邀请。
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供方选择标准通常是采购文件的一部分，这些标准用来对卖方建议书进行评级或打分，可以是客观标准或主观标准。
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如果采购品很容易从许多合格卖方获取，则选择标准可仅限于购买价格。这种情况下，购买价格既包括采购品本身的成本，也包括所有附加费用，如运输费用。对于较复杂的产品、服务或成果，还需要确定和记录其他选择标准，可能的供方选择标准包括：对需求的理解，总成本或生命周期成本，技术能力，风险，管理方法，技术方案，担保，财务实力，生产能力和兴趣，企业规模和类型，卖方以往的业绩，证明文件，知识产权和所有权等。
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通过自制或外购分析，做出某项特定工作最好由项目团队自己完成还是需要外购的决策。如果决定自制，那么可能要在采购计划中规定组织内部的流程和协议。如果决定外购，那么要在采购计划中规定与产品或服务供应商签订协议的流程。
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制订采购管理计划期间的决策可能导致变更请求。对项目管理计划、子计划及其他组成部分的修改，可能导致对采购行为有影响的变更请求，影响采购行动。应该通过整体变更控制过程对变更请求进行审查和处理。
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可能需要更新的项目文件包括需求文件、需求跟踪矩阵和风险登记册。
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