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采购管理计划是项目管理计划的组成部分，说明项目团队将如何从执行组织外部获取货物和服务，以及如何管理各个采购过程。
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.是否需要编制独立估算，以及是否应把独立估算作为评价标准。
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.如果执行组织设有采购、发包或采办部门，项目管理团队可独自采取的行动。
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.如何协调采购工作与项目的其他工作，如制定进度计划与报告项目绩效。
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.如何处理某些产品的采购需要提前较长时间的问题，并在项目进度计划中考虑所需时间。
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.如何进行自制或外购决策，并把该决策与估算活动资源和制订进度计划等过程联系在一起。
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.如何在每个合同中规定合同可交付成果的进度日期，并与制订进度计划和控制过程相协调。
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.如何识别对履约担保或保险合同的需求，以减轻某些项目风险。
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根据每个项目的需要，采购管理计划可以是正式或非正式的，非常详细或高度概括的。
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依据项目范围基准，为每次采购编制工作说明书（SOW），对将要包含在相关合同中的项目范围进行定义。
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采购SOW应详细描述拟采购的产品、服务或成果，描述的详细程度会因采购品的性质、买方的需要或拟用的合同形式而有所不同。工作说明书中可包括规格、数量、质量、性能参数、履约期限、工作地点和其他需求。工作说明书还应说明任何所需的附带服务，如绩效报告或项目运营支持等。
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某些应用领域对采购SOW有特定的内容和格式要求。每次进行采购，都需要编制SOW。也可以把多个产品或服务组合成一个采购包，由一个SOW全部覆盖。在采购过程中，应根据需要对采购SOW进行修订和改进，直到成为所签协议的一部分。
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采购文件是用于征求潜在卖方的建议书。当主要依据价格来选择卖方（如购买商业或标准产品时）时，通常使用标书、投标或报价等术语；而主要依据其他考虑（如技术能力或技术方法）来选择卖方时，通常使用诸如建议书的术语。
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常见的采购文件有方案邀请书（Request For Proposal, RFP）、报价邀请书（Request For Quoting, RFQ）、征求供应商意见书（Request For Information, RFI）、投标邀请书（Invitation For Bid, IFB）、招标通知、洽谈邀请以及承包商初始建议征求书等。
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买方拟定的采购文件不仅应便于潜在卖方做出准确、完整的应答，还要便于对卖方应答进行评价。采购文件中应该包括应答格式要求、相关的采购工作说明书（SOW）及所需的合同条款。对于政府采购，可能有相关法规规定了采购文件的部分甚至全部内容和结构。
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采购文件的复杂和详细程度应与采购的价值和风险水平相适应。采购文件既要足以保证卖方做出一致且适当的应答，又要具有足够的灵活性，允许卖方为满足既定要求而提出更好的建议。
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买方通常应该按照所在组织的相关政策，邀请潜在卖方提交建议书或投标书。可通过公开发行的报纸或商业期刊，或者利用公共登记机关或互联网来发布邀请。
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供方选择标准通常是采购文件的一部分，这些标准用来对卖方建议书进行评级或打分，可以是客观标准或主观标准。
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如果采购品很容易从许多合格卖方获取，则选择标准可仅限于购买价格。这种情况下，购买价格既包括采购品本身的成本，也包括所有附加费用，如运输费用。对于较复杂的产品、服务或成果，还需要确定和记录其他选择标准，可能的供方选择标准包括：对需求的理解，总成本或生命周期成本，技术能力，风险，管理方法，技术方案，担保，财务实力，生产能力和兴趣，企业规模和类型，卖方以往的业绩，证明文件，知识产权和所有权等。
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通过自制或外购分析，做出某项特定工作最好由项目团队自己完成还是需要外购的决策。如果决定自制，那么可能要在采购计划中规定组织内部的流程和协议。如果决定外购，那么要在采购计划中规定与产品或服务供应商签订协议的流程。
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制订采购管理计划期间的决策可能导致变更请求。对项目管理计划、子计划及其他组成部分的修改，可能导致对采购行为有影响的变更请求，影响采购行动。应该通过整体变更控制过程对变更请求进行审查和处理。
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可能需要更新的项目文件包括需求文件、需求跟踪矩阵和风险登记册。
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