| 发包规划过程用来准备询价过程和卖方选择过程所需的文件。
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| 项目管理计划提供了作为采购文件制订过程组成部分的其他规划输出文件，采购文件的制订特别与项目进度计划中规划的交付日期紧密相关。另外，风险登记册与和风险相关的合同协议也是重要参考。
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| 标准表格包括标准合同、标准采购事项描述、保密协议、报价评标标准核对表，或所需的招标文件的全部或部分标准版本。
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| 采购文件用于向潜在卖方征集建议书。建议书有不同的说法，如果主要依据价格来选择卖方，通常就使用报价、标书和投标等术语；如果主要依据其他考虑（如技术能力或技术方法）来选择卖方，通常使用建议书等术语。不同类型的采购文件有不同的常用名称，如投标邀请函／邀标书、请求建议书、请求报价单、招标公告、磋商邀请函和合同方回函等。
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| 采购文件的复杂程度应与采购的价值和风险水平相适应。采购文件既要足以保证卖方做出一致且适当的应答，又要具有足够的灵活性，允许卖方为满足既定要求而提出更好的建议。
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| 买方应按照所在组织的相关政策，邀请潜在卖方提交建议书或投标书，可通过公开发行的报纸、商业期刊、公共登记机关或因特网来发布邀请。
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| 评估标准通常是采购文件的一部分，用于对卖方建议书进行评级或打分，可以是客观的或主观的。
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| 如果采购品很容易从合格卖方获得，评估标准可限于采购价格。对于比较复杂的产品、服务或成果，应制订其他选择标准，如：
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