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| 需求文件描述各种单一需求将如何满足与项目相关的业务需求。一开始，可能只有高层级的需求，随着有关需求信息的增加而逐步细化。只有明确的、可跟踪的、完整的、相互协调的，且主要干系人愿意认可的需求，才能作为基准。需求文件的格式多种多样，既可以是一份按干系人和优先级分类列出全部需求的简单文件，也可以是一份包括内容提要、细节描述和附件等的详细文件。
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 可跟踪的业务目标和项目目标。
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| 执行组织的业务规则。
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| 组织的指导原则。
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| 对组织其他领域的影响。
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| 对执行组织内部或外部团体的影响。
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| 干系人对沟通和报告的需求。
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| 功能和非功能需求。
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| 技术和标准合规性需求。?支持和培训的需求。
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| 质量需求。
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| 报告需求（可用文本记录或用模型展示解决方案需求，也可两者同时使用）。
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| 服务水平、绩效、安全和合规性等。
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| 验收标准。
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| 需求跟踪矩阵是把产品需求从其来源连接到能满足需求的可交付成果的一种表格。使用需求跟踪矩阵，可以把每个需求与业务目标或项目目标联系起来，这有助于确保每个需求都具有商业价值。需求跟踪矩阵提供了在整个项目生命周期中跟踪需求的一种方法，有助于确保需求文件中被批准的每项需求在项目结束的时候都能交付。需求跟踪矩阵还为管理产品范围变更提供了框架。
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| 应在需求跟踪矩阵中记录每个需求的相关属性。需求跟踪矩阵中记录的典型属性包括唯一标识、需求的文字描述、收录该需求的理由、所有者、来源、优先级别、版本、当前状态和状态日期。为确保干系人满意，可能需要增加一些补充属性，如稳定性、复杂性和验收标准。
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