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按照《中华人民共和国电子签名法》和联合国的《电子商务示范法》，数据电文是指经由电子手段、光学手段或类似手段生成、发送、接收或储存的信息，这些手段包括但不限于电子数据交换、电子邮件、电报、用户电报或传真。
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基于数据电文的特性和电子商务发展的需要，包括我国电子签名法在内的电子商务相关法规，对数据电文的法律形式进行了规范和界定：
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①数据电文的书面形式。按照法律规定，能够有形的表现所载内容，并可以随时调取差用的数据电文，视为符合法律、法规要求的书面形式；
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②数据电文的原件形式。能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用，并能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整未被更改，则视为满足法律法规规定的原件形式要求；
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③数据电文的保存件。能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用，数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同，或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容，并能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间等条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的文件保存要求；
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④数据电文的证据法律效力。以电子形式存在的、能够证明案件真实情况的一切材料及其派生物则可成为电子证据。数据电文不得仅因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用。
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由于数据电文使用的是在实体社会中人们难以直接观察到的电子、光学、磁或类似手段，因此人们常常怀疑数据电文作为证据的可靠性。这种怀疑成为推动数据电文应用的巨大障碍。但尽管如此，法律确认了数据电文的法律效力。本节关于电子邮件公正邮的案例就是对于数据电文如何作为证据使用的一种非常有益的尝试做法。
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为避免在电子商务交易中产生贸易纠纷，数据电文发送和收到的时间、地点也应进行明确规定。以我国电子签名法为例：
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①数据电文发送和收到时间。数据电文进入发件人控制之外的某个信息系统的时间，视为该数据电文的发送时间。数据电文进入收件人指定特定接收系统的时间，视为该数据电文的接受时间；未指定特定系统的，数据电文进入收件人的任何系统的首次时间，视为该数据电文的接受时间。
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②数据电文发送和接收地点。一般情况下，除非发件人与收件人另有协议，数据电文应以发件人的主营业地为数据电文发送地点，收件人的主营业地为数据电文接收地点。没有主营业地的，则以其常居住地为发送或接收地点。数据电文发送和接收地点对于确定合同成立的地点和法院管辖、法律适用具有重要意义。
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