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采购文件是用于征求潜在卖方的建议书。当主要依据价格来选择卖方（如购买商业或标准产品时）时，通常使用标书、投标或报价等术语；而主要依据其他考虑（如技术能力或技术方法）来选择卖方时，通常使用诸如建议书的术语。
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常见的采购文件有方案邀请书（Request For Proposal, RFP）、报价邀请书（Request For Quoting, RFQ）、征求供应商意见书（Request For Information, RFI）、投标邀请书（Invitation For Bid, IFB）、招标通知、洽谈邀请以及承包商初始建议征求书等。
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买方拟定的采购文件不仅应便于潜在卖方做出准确、完整的应答，还要便于对卖方应答进行评价。采购文件中应该包括应答格式要求、相关的采购工作说明书（SOW）及所需的合同条款。对于政府采购，可能有相关法规规定了采购文件的部分甚至全部内容和结构。
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采购文件的复杂和详细程度应与采购的价值和风险水平相适应。采购文件既要足以保证卖方做出一致且适当的应答，又要具有足够的灵活性，允许卖方为满足既定要求而提出更好的建议。
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买方通常应该按照所在组织的相关政策，邀请潜在卖方提交建议书或投标书。可通过公开发行的报纸或商业期刊，或者利用公共登记机关或互联网来发布邀请。
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