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电子邮件不是一种"终端到终端"的服务，是被称为"存储转发式"的服务。这正是电子信箱系统的核心，利用存储转发可进行非实时通信，属异步通信方式。即信件发送者可随时随地发送邮件，不要求接收者同时在场，即使对方现在不在，仍可将邮件立刻送到对方的信箱（信箱实际上是由文件管理系统支持的一个实体）内，且存储在对方的电子信箱中。接收者可在他认为方便的时候读取信件，不受时空限制。在这里，"发送"邮件意味着将邮件放到收件人的信箱中，而"接收"邮件则意味着从自己的信箱中读取信件。因为电子邮件是通过邮件服务器来传递文件的。通常邮件服务器是执行多任务操作系统UNIX的计算机，它提供24小时的电子邮件服务，用户只要向邮件服务器管理人员申请一个信箱账号，就可使用这项快速的邮件服务。
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电子邮件（Electronic Mail，E-mail）,是传统邮件的电子化，它最早出现在ARPANET中。电子邮件（E-mail）是Internet提供的最主要的应用之一，它已经成为世界上最快的邮局，成为倍受欢迎的通信方式。电子邮件通过Internet传送，可在几秒钟之内传到世界各地，不受时间、气候和地理的限制，而且可以附加传送计算机文件、图像、声音和视频等多种信息。与传统的信件相比，电子邮件具有速度快、价格低的优点。
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电子邮件系统是一种新型的信息系统，是通信技术和计算机技术结合的产物。它是一种“存储转发式”的服务，属异步通信方式，这正是电子邮件系统的核心。利用存储转发可进行非实时通信，信件发送者可随时随地发送邮件。接收者可随时打开计算机读取信件，不受时空限制。在这里，“发送”邮件意味着将邮件放到收件人的信箱中，而“接收”邮件则意味着从自己的信箱中读取信件，信件在信箱之间进行传递和交换，也可以与另一个邮件系统进行传递和交换，信箱实际上是由文件管理系统支持的一个实体。因为电子邮件是通过邮件服务器Mail Server来传递文件的。通常Mail Server是执行多任务操作系统Unix的计算机，它提供24小时的电子邮件服务，用户只需向Mail Server管理人员申请一个信箱账号，就可使用这项快速的邮件服务了。
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与普通信件一样，电子邮件也需要地址。这个地址就是在Internet电子信箱的地址。电子邮件地址就是用户在ISP所开设的邮件账号加上POP3服务器的域名。例如：liuhy@sdfi.edu.cn，在此地址中“liuhy”是用户名，也就是用户在ISP所提供的POP3服务器上所注册的电子邮件账号，“sdfi.edu.cn”是POP3服务器的域名。中间用“@”分隔，表示“at”的意思。用户发送电子邮件时，必须给出接收方的电子邮件地址。
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电子邮件的传输则是通过电子邮件简单传输协议SMTP（Simple Mail Transfer Protocol）这一系统软件来实现的。SMTP协议是TCP/IP的一部分，它用于描述邮件是如何在Internet上传输的。遍布全球的邮件服务器根据SMTP协议来发送和接收邮件，SMTP就像Internet上的通用语言一样，负责处理邮件服务器之间的消息传递。
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电子邮件的发送由简单邮件传输协议（SMTP）服务器来完成。它好比是邮局的邮筒，将信投入后，由邮局定时发送。接收邮件由邮局协议（POP3）服务器来完成，来信都存放于此，用户通过电子邮件软件来取信。
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当用户写好电子邮件后，可通过电子邮件软件（Outlook等）将它发送出去。电子邮件软件使用SMTP协议和TCP/IP协议将用户的邮件打包后，加上信件头送到用户所设置的Internet服务商（ISP）的SMTP服务器上。然后SMTP服务器根据用户所写的电子邮件地址，通过路由器按照当前网络传输的情况，寻找一条最不拥挤的路由，将邮件传输给下一个SMTP服务器。该服务器也如法炮制，将邮件一直传送到接收方用户的ISP所提供的POP3服务器中，并保存在以接收方用户开设的信箱中。接收方用户可以通过电子邮件软件打开自己在POP3服务器上的信箱，来接收电子邮件。
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在TCP/IP网络中，传输层的所有服务都包含端口号，它们可以唯一区分每个数据包包含哪些应用协议。端口系统利用这种信息来区分包中的数据，尤其是端口号使一个接收端计算机系统能够确定它所收到的IP包类型，并把它交给合适的高层软件。
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端口号和设备IP地址的组合通常称作插口（socket）。任何TCP/IP实现所提供的服务都用知名的1～1023之间的端口号。这些知名端口号由Internet号分配机构（Internet Assigned Numbers Authority, IANA）来管理。例如，SMTP所用的TCP端口号是25，POP3所用的TCP端口号是110，DNS所用的UDP端口号为53，WWW服务使用的TCP端口号为80。FTP在客户与服务器的内部建立两条TCP连接，一条是控制连接，端口号为21；另一条是数据连接，端口号为20。
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256～1023之间的端口号通常由UNIX系统占用，以提供一些特定的UNIX服务。也就是说，提供一些只有UNIX系统才有的而其他操作系统可能不提供的服务。
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在实际应用中，用户可以改变服务器上各种服务的保留端口号，但要注意，在需要服务的客户端也要改为同一端口号。
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电子邮件又称邮件列表广告，利用网站电子刊物服务中的电子邮件列表，将广告加在读者所订阅的刊物中发放给相应的邮箱所属人。正确利用E-mail进行广告活动，需要注意以下问题：
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（1）正确使用电子邮件的签名。电子邮件的签名经常会被人们忽略，但它的确可以起到非常突出的广告作用。请看下面的一个例子：
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Vanlong Technical Co. Ltd.（公司名称）
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http://www.IT.com.cn（公司Web地址）
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smith@IT.com.cn（E-mail地址）
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在这个简短的6行签名栏中包含了公司名称、网址、电子邮件地址、口号及简单的描述，这是非常重要的。它不仅完成了签名的功能，还起到了宣传的效果。
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（2）正确书写邮件的内容。邮件的“主题”一定要鲜明，能说清信的大意，以吸引收信者阅读，避免被当作垃圾邮件被删除。例如，给一位希望购房的客户发电子邮件广告，可以在“主题”中直接写“两居室，5800元每平方米”。在写信件时要注意语气亲切，对有可能收到的不太礼貌的回信，要平心静气地回信；对收到的客户提问的信，要迅速回答。信的内容也要尽量简短，以免耽误客户太多时间。
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（3）选择正确的发信方式。为了提高效率，减少读者的麻烦，每份E-mail要反复测试；不要对未经过分析和过滤的地址发送电子邮件，一定要明确地知道你在给谁发信，否则不但效率低下，而且容易被人列入黑名单。同时给众多客户发信，一般应采取“暗发”方式，让客户不会收到一大堆电子邮件地址，也不知道除了他自己外，你还给别的什么人发了信。
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（4）让客户主动索取广告。通过为客户提供一定的免费服务来发送邮件广告。例如，为客户提供免费的电子信箱、免费的电子杂志，把广告附于对客户希望得到的信息之后，让客户在阅读自己希望得到的信息的同时，阅读你的广告，或通过各种媒体宣传，让感兴趣的客户向你索取进一步资料。
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（5）群发邮件。群发邮件集中发送的大量电子邮件。对于一些滥发的群发邮件，被称之为“邮件垃圾”。现在每一个上网的人都至少有一个电子邮件地址，群发邮件是一种非常方便、廉价并且有效的行销手段。
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