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对于新创建的演示文稿，系统有其默认的大小和页面布局。若需要更改页面的大小和布局，则可按照如下操作方法进行。
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（1）选择“文件”→“页面设置”命令，系统弹出下图（a）所示“页面设置”对话框。
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（2）在“幻灯片大小”下拉列表中选择一种幻灯片大小，如上图（b）所示。
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（3）如果要建立自定义的尺寸，可在“宽度”和“高度”微调框中输入需要的尺寸。
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（4）在“幻灯片编号起始值”微调框中输入幻灯片起始号码。
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（5）在“方向”选项区域中设置幻灯片、备注、讲义和大纲等的打印方向。
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版式的设计是幻灯片制作中最重要的环节。创建新幻灯片时，用户可从系统预先设计好的幻灯片版式中进行选择，如下图所示。从图中可见，在Power Point中的版式分为4种：文字版式、内容版式、文字和内容版式以及其他版式。有的版式包含标题、文本和图表占位符，有的版式包含标题和剪贴画占位符。
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标题和文本占位符依据演示文稿中幻灯片母版的格式。但是，用户可以移动或重置其大小和格式，或者在创建幻灯片之后修改其版式。当某张幻灯片应用一个新的版式时，该幻灯片中原有的文本和对象仍保留在幻灯片中，但是可能会重新排列幻灯片中的文本和对象，以适应新版式。
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幻灯片版式也称为自动布局格式，它是幻灯片中各对象间的搭配布局，而这种布局是否合理与协调、整洁与清晰，直接影响演示时的视觉效果，一个好的布局自然会有良好的演示效果。因此，需要根据需求的不同，选择不同的布局风格。
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占位符是指创建新幻灯片时出现的虚线方框。这些方框作为一些对象（如幻灯片标题、文本、图表、表格、组织结构图和剪贴画）的占位符。单击占位符可以添加文字，或单击图标添加指定的对象。
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演示文稿制作需要精心构思，合理布局，最忌“构思平淡，一马平川”。可以采用项目列表突出讲解要点，通过背景设置、动画效果、动作按钮等技巧来达到演示文稿布局的起伏变化。幻灯片布局涉及组成对象的种类、对象间的相互位置等问题，需要根据演讲的内容进行设计与调整。例如，插入一张新的幻灯片、调整幻灯片的顺序、删除不需要的幻灯片等。
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在普通视图中，要选择某一张幻灯片，可以单击大纲区中它前面的幻灯片编号或图标。如果需要选择多张相邻的幻灯片，其方法与Windows资源管理器中多个文件的选择方法相同。
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在幻灯片浏览视图中，只要单击就可以选择某一张幻灯片。当选择多张连续或不连续的幻灯片或全部幻灯片时，方法与Windows资源管理器中选择多个连续或不连续的文件或全部文件的选择方法相同。
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操作步骤：选中要插入新幻灯片位置的前一张幻灯片，单击“常用”工具栏中的“新幻灯片”按钮，或执行“插入”→“新幻灯片”命令，即可插入一张新的幻灯片。
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用户既可以在幻灯片浏览视图中移动幻灯片以调整幻灯片的顺序，也可以在普通视图中调整幻灯片的顺序。
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①在幻灯片浏览视图中调整幻灯片顺序的操作步骤：选中要移动的幻灯片，按住鼠标左键拖动，当拖动出现一个竖直的插入点时表示选中的幻灯片将要放置的位置，确定好位置后，松开鼠标左键，完成移动操作。
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②在普通视图中调整幻灯片顺序的操作步骤：将鼠标指针指向“大纲／幻灯片”浏览窗格中要移动的幻灯片图标上，当鼠标变成十字箭头时，按住左键向上或向下移动到新位置后松开鼠标左键。
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复制幻灯片的操作步骤：与移动幻灯片的操作类似，所不同的是在拖动鼠标的同时必须按住Ctrl键即可复制幻灯片。
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需要说明的是，无论移动或复制操作，可以在“大纲／幻灯片”浏览窗格中通过“编辑”菜单中的剪切、复制和粘贴命令，或工具栏中的剪切按钮 、复制按钮 、粘贴按钮 来实现，方法与Windows中文件的操作相同。
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删除幻灯片可以在“幻灯片浏览视图”或“大纲／幻灯片”浏览窗格中进行。操作方法：选定待删除的幻灯片，选择“编辑”→（或单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单上）→“删除幻灯片”命令，即可删除该幻灯片。
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在创建演示文稿的幻灯片中，如果要向幻灯片中添加文本内容，可以直接将文本输入到幻灯片的占位符中，也可以在占位符之外的任何位置使用“绘图”工具栏中的“文本框”按钮输入文本。
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在幻灯片中完成文本输入的基本操作之后，就可以对演示文稿的内容进行编辑，使之达到所需要的效果。
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在编辑过程中，文本的插入、删除、修改、选择、复制、移动、查找、替换、项目符号和编号的使用、撤消、恢复等操作方法和Word 2003中的方法相同。
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格式化操作主要包括字符格式设置和段落设置等。字符格式设置包括字体、大小、文字颜色、间距和特殊效果等。段落主要设置行间距、段落间距和对齐方式等。
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在格式化操作中，字符格式、段落格式的设置操作方法和Word 2003中的操作方法稍有不同，不同之处在于更加简单，读者能掌握Word 2003的操作就一定能熟练掌握PowerPoint中的格式操作，因此不在此做详细讲解。
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当用户创建新的演示文稿或幻灯片时，可以插入Office的“剪辑管理器”中的图片，还可以插入其他程序创建的图片，或者直接利用绘图工具在幻灯片上绘制图形。在PowerPoint中插入图片对象的方法与Word基本相同，但PowerPoint还可以使用带有内容或剪贴画占位符的幻灯片版式进行插入，操作步骤如下：
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（2）单击占位符中的“插入剪贴画”或“插入图片”按钮（如果是剪贴画占位符，双击占位符即可）。
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（3）在弹出的“选择图片”或“插入图片”对话框中选择合适的图片。
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图片插入到幻灯片中后，编辑方法与Word中相同。另外，幻灯片中同样可以插入艺术字，方法与Word中相同。
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为了改善幻灯片放映时的视听效果，可以向幻灯片中插入音乐、声音和影片剪辑等多媒体对象，使演示文稿更具吸引力。
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（1）插入剪辑管理器中的声音的操作步骤：选择要添加声音的幻灯片，执行“插入”→“影片和声音”→“剪辑管理器中的声音”命令，打开“剪贴画”任务窗格，选择列出的剪辑管理器中的声音文件插入到幻灯片中，这时会打开下图（a）所示的对话框，提示是否自动插放声音。
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如果希望幻灯片放映时自动播放声音，可以单击“自动”按钮；单击“在单击时”按钮，可以设置声音在单击鼠标后开始播放。在幻灯片上添加了声音后，会出现一个声音图标。声音图标的大小和位置可以改变。右键单击该图标也可以进行几项常规的播放设置，如上图（b）所示。
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（2）插入文件中的声音的操作步骤：选择要添加声音的幻灯片，执行“插入”→“影片和声音”→“文件中的声音”命令，打开“插入声音”对话框，选择需要的声音文件，单击“确定”按钮，系统提示是否自动播放声音，单击“自动”或者“在单击时”按钮即可，此时在幻灯片上会出现一个声音图标。
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在PowerPoint中，还可以使用包含内容占位符或媒体剪辑占位符的版式进行影片的插入，操作方法基本类似，考生可以通过上机练习掌握相关内容，故不再赘述。
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在幻灯片中插入表格的常用方法有三种：利用PowerPoint自动版式制作一张带表格的新幻灯片，将表格插入到已有的幻灯片中，以及在幻灯片中绘制所需表格。
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操作方法：插入一张新幻灯片，选择带有表格占位符的版式，例如选择下图所示“标题和表格”版式，双击表格占位符，系统将显示“插入表格”对话框，在“列数”和“行数”文本框中分别输入表格的列数和行数，单击“确定”按钮。此时，在幻灯片中插入指定列数和行数的表格。
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操作方法：选择要插入表格的幻灯片，单击“常用”工具栏中的“插入表格”按钮，系统弹出下拉列表，按住鼠标左键在下拉列表中拖动出表格所需要的行数和列数，如下图所示，单击鼠标左键，即可在幻灯片中插入所需列数和行数的表格。
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需要说明的是，用户也可以选择“插入”→“表格”命令进行表格插入，后续操作与方法（1）相同。
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利用“表格和边框”工具栏中的“绘制表格”按钮，可以在幻灯片中绘制自己需要的表格。
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操作步骤：选择要绘制表格的幻灯片，单击“表格和边框”工具栏中的“绘制表格”按钮，鼠标指针会变成一个铅笔的形状，按住鼠标左键，在幻灯片中适当的位置用铅笔画出需要的表格线条。
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表格插入完成后，其编辑方法与Word类似，故不再赘述。
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图表是指根据表格数据绘制的图形。PowerPoint提供了种类繁多的图表类型，用户可以根据需要选择相应的图表类型。
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操作方法：插入一张新幻灯片，选择包含图表占位符的版式，例如下图（a）所示“标题和图表”版式。双击图表占位符，启动Microsoft Graph程序，系统显示下图（b）所示的数据表窗口。单击数据表上的单元格，输入自己的文本和数据信息，替换数据表中的数据。单击图表以外的区域，退出Microsoft Graph程序，返回到幻灯片窗格中，即可在幻灯片中插入图表。
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操作步骤：选择要插入图表的幻灯片，执行“插入”→“图表”命令，即可启动Microsoft Graph程序，后续操作方法同（1）。
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组织结构图就是用于表现组织结构的图表，用于显示一个组织机构的等级和层次，常用来描述一个公司的结构或政府内部各个部门的划分以及其他具有上下级关系的机构。对于人员结构以外的组织信息，也可以通过组织结构图来描述。
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操作方法：插入一张新幻灯片，选择包含组织结构图占位符的版式，例如下图（a）所示“标题和图示或组织结构图”版式。双击“图示或组织结构图”占位符，打开下图（b）所示“图示库”对话框。选择“组织结构图”图示类型，然后单击“确定”按钮，即可在幻灯片上插入一个组织结构图。同时会自动打开“组织结构图”工具栏。
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操作方法：选择要插入组织结构图的幻灯片，执行“插入”→“图示”命令，打开“图示库”对话框，选择“组织结构图”图示类型，单击“确定”按钮。
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在幻灯片中默认插入的组织结构图只是一个基本的结构图例，用户可以根据需要对基本的组织结构图进行位置和大小的调整、图框的添加、删除或移动等编辑操作。
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