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WBS是面向可交付物的项目元素的层次分解，它组织并定义了整个项目范围。当一个项目的WBS分解完成后，项目相关人员对完成的WBS应该给予确认，并对此达成共识，然后才能据此进行时间估算和成本估算。
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WBS把项目整体或者主要的可交付成果分解成容易管理、方便控制的若干个子项目或者工作包，子项目需要继续分解为工作包，持续这个过程，直到整个项目都分解为可管理的工作包，这些工作包的总和是项目的所有工作范围。
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WBS的上面3层通常由客户指定，不应该和具体的某个部门相联系，下面3层由项目组内部进行控制。这样分层的特点有：
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（2）每个工作要素应该具体指派给一个层次，而不应该指派给多个层次。
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（3）WBS需要有投入工作的范围描述，这样才能使所有的人对要完成的工作有全面的了解。
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在每个分解单元中都存在可交付成果和里程碑。里程碑标志着某个可交付成果或者阶段的正式完成。里程碑和可交付成果紧密联系在一起，但并不是一个事物。可交付成果可能包括报告、原型、成果和最终系统。而里程碑则关注于是否完成，比如，正式的用户认可文件。WBS中的任务有明确的开始时间和结束时间，任务的结果可以和预期的结果相比较。
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最底层的工作单元称为工作包，由于它应该便于完整地分派给不同的人或组织，所以要求明确各工作单元直接的界面。工作包应该非常具体，以便承担者能明确自己的任务、努力的目标和承担的责任，工作包是基层任务或工作的指派，同时其具有检测和报告工作的作用。所有工作包的描述必然让成本会计管理者和项目监管人员理解，并能够清楚地区分不同工作包的工作。同时，工作包的大小也是需要考虑的细节，如果工作包太大，那么难以达到可管理和可控制的目标，如果工作包太小，那么WBS就要消耗项目管理人员和项目组成员的大量时间和精力。
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在制作WBS过程中，要给WBS的每个部分赋予一个账户编码标志符，它们是费用、进度和资源使用信息汇总的层次结构。需要生成一些配套的文件，这些文件需要和WBS配套使用，称为WBS词汇表，它包括WBS组成部分的详细内容、账户编码、工作说明、负责人、进度里程碑清单等，还可能包括合同信息、质量要求、技术文献，计划活动、资源和费用估计等。
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创建WBS没有所谓的正确的方式，可以使用白板、草图等，或者使用专门的项目管理软件，例如Microsoft Project等。
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