项目经理李工和近五十人的项目团队经过9个月的辛苦努力，在某信息系统项目约定的最后期..

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第3题

知识点：项目管理项目管理办公室项目收尾项目总结项目总结会信息系统项目资源计划

项目经理李工和近五十人的项目团队经过9个月的辛苦努力，在某信息系统项目约定的最后期限内完成了信息系统的开发工作，并通过了系统试运行。尽管这是李工负责的第一个项目，但还是算圆满地结束了。李工感觉很有成就感，也对团队成员充满了感激。由于项目工期几度耽搁，在项目最后阶段，项目团队成员加班加点工作了近3个月，团队成员不仅精神疲惫而且因此耽误了其他项目的很多工作。鉴于项目已经完成了试运行，李工就组织大家召开了项目总结会。在总结会上李工表示了对大家的感谢，然后就宣布项目已经结束，项目团队成员可以各自按照原先的人力资源计划进入新的项目。
项目总结会后的第二天，建设方的项目负责人就打来了电话，说是建设方总经理发现该信息系统还有一项功能需要添加，尽管该功能在原先的合同中没有体现，但是总经理还是希望添加该项目功能。而且建设方的项目负责人还指出，试运行之后相关部门发觉还有一些相关的操作手册没有提供，希望建设方补充提供相关文档。
刚接完建设方项目负责人的电话，公司财务审计部门和项目管理办公室的人员也敲门进来，首先问李工该项目是否已经完成，如果已经完成就需要走公司的相关项目收尾流程。接着就要求李工和他的项目团队成员配合组织项目审计和项目收尾方面的工作，并告诉李工，该项目的尾款，20%的合同金额对方还没有付，请李工催促对方尽快付款。

问题：3.1 结合本案例，简要回答项目收尾的主要工作包括哪几个部分并分别说明其主要内容。

问题：3.2 请简要说明项目团队成员转移进入新项目的前提条件。

问题：3.3 请指出项目收尾阶段需要完成哪些文档？


知识点讲解
· 项目管理 · 项目管理办公室 · 项目收尾 · 项目总结 · 项目总结会 · 信息系统项目 · 资源计划

项目管理

定义

把各种知识、技能、手段和技术应用于项目活动之中，以达到项目的要求。管理一个项目包括：

.识别要求。

.确定清楚而又能实现的目标。

.权衡质量、范围、时间和成本方面的要求，使技术规格说明书、计划和方案适合于各干系人的不同需求与期望。

项目管理需要的知识领域

除了专门的项目管理技术以外，项目管理组至少应能理解和使用以下5方面的知识领域：

.项目管理知识体系。

.应用领域的知识、标准和规定。

.项目环境知识。

.通用的管理知识和技能。

.软技能（处理人际关系技能）。

项目管理体系

项目管理体系是指用于管理项目的工具、技术、方法、资源和规程。项目管理计划说明如何使用项目管理体系。

项目管理环境

项目管理团队应该考虑的项目环境包括：

.社会环境：经济、人口、教育、道德、种族、宗教和其他特征等。

.政治环境：法律、风俗和政治风气等。

.自然环境：生态和自然地理等。

项目管理办公室

项目管理办公室（PMO）是在管辖范围内集中、协调地管理项目的组织单元。也可指“大项目管理办公室”、“项目办公室”或“大项目办公室”。PMO监控项目、大项目或各类项目组合的管理。由PMO管理的项目不必要有特定的关系，PMO关注与上级组织或客户的整体业务目标相联系的项目或子项目之间的协调计划、优先级和执行情况。

PMO执行的职责可以是一个宽广的范围，包括从以培训、软件、标准政策和规程、模板的形式提供项目管理支持功能，到实际直接管理项目和项目的结果。

PMO可以存在于任何组织结构中，包括职能型组织。

项目经理和项目管理办公室的区别如下：

.追求的目标不同。项目经理关注于特定项目的目标，而PMO管理主要的大项目范围的变化，并将之视为更好地达到业务目标的潜在机会，其工作目标包含组织级的观点。

.项目经理控制赋予项目的资源以最好地实现项目目标，而PMO对所有项目之间的共享资源进行优化使用。

.项目经理管理本项目的范围、进度、费用和质量，而PMO管理整体的风险、整体的机会和所有项目的依赖关系。

过程和过程组

过程就是一组为了完成一系列事先指定的产品、成果或服务而必须执行的互相联系的行动和活动。

项目管理过程由项目团队实施，包括两大类：

.面向管理的过程。即项目管理过程，其目的是启动、规划、执行、监控和结束一个项目。

.面向产品的过程。一般由项目生命期规定，并因领域而异。

项目管理过程和创造产品的过程从项目开始到结束始终彼此重叠交互。

任何项目都必须执行5个项目过程组，它们与应用领域或特定行业无关。过程组不是项目阶段，每一阶段或子项目都要重复过程组的所有子过程。

.启动过程组。定义并批准项目或阶段。在多阶段项目中，后续阶段进行的启动过程是为了确认在指定项目章程与拟定初步项目范围说明书过程中所做的原假设与决策的合理性。启动过程组也定义了项目意图，确定了目标，并授权项目经理进行项目。

.规划过程组。定义和细化目标，规划最佳的行动方案，即从各种备选方案中选择最优方案，以实现项目或阶段所承担的目标和范围。项目团队应让所有项目干系人参与项目计划过程。当项目计划工作结束时，不管是由组织还是由项目团队负责，都要有明确的指导方针，否则将无法确定如何进行后续的反馈和细化。项目管理计划的渐进明细经常被称作“滚动式计划”，这意味着计划是一个迭代和持续的过程。

.执行过程组。整合人员和其他资源，在项目的生命期或某个阶段执行项目管理计划。

.监控过程组。要求定期测量和监控项目进展，识别与项目管理计划的偏差，以便在必要时采取纠正措施，确保项目或阶段目标达成。

.收尾过程组。正式接受产品、服务或工作成果，有序地结束项目或阶段。

项目管理过程组和“计划-执行-检查-行动（即PDCA）”循环的对应关系如下图所示。

项目管理过程组和PDCA循环的对应

规划过程组与PDCA循环中的“计划”对应；执行过程组与循环中的“执行”对应；监控过程组与循环中的“检查”和“行动”对应。启动过程组是这些循环的开始，而收尾过程组是其结束。

过程的交互

项目管理过程组通过它们各自所产生的结果而联系起来——一个过程的结果或者输出通常会成为另一个过程的输入或者整个项目的最终结果。在项目过程组之间以及项目过程本身当中，这种联系是迭代的。

如果一个项目被划分成阶段，每个阶段中的过程经常会反复进行。项目中过程组的相互作用如下图所示。

过程组的相互作用

5个项目过程组与44个项目管理过程及9个项目管理知识域的映射关系如下表所示。

过程组、过程和类知识域的映射关系

注：1．在《信息系统项目管理师教程》中，“团队组建”被划分为规划过程组。在PMBOK 2004版中，“团队组建”在执行过程组中，笔者认为划分在执行过程组中更合理。

2．发包规划在《信息系统项目管理师教程》中也称为计划签约和编制合同。

项目管理办公室

项目管理办公室（PMO）的主要功能和作用可以分为两大类：日常性职能和战略性职能。

日常性职能

.建立组织内项目管理的支撑环境：统一的项目实施流程，项目过程实施指南和文档模板，项目管理工具，项目管理信息系统等。

.培养项目管理人员。

.提供项目管理的指导和咨询：可以大大加强和促进组织内部有效经验的传播和共享。

.组织内多项目的管理和监控：统一收集和汇总所有项目的信息和绩效，并对组织高层或其他需要这些信息的部门或组织进行报告。同时这些信息也帮助组织判断项目是否运行正常。

战略性职能

.项目组合管理：包括两个主要任务，即将组织战略和项目关联；项目选择和优先级排列。组合管理所关心的是适配、效用和平衡。如果有效地予以实施，组合管理将确保人员和资源的最佳使用。

.提高组织项目管理能力。

项目收尾

项目收尾的内容

项目收尾过程根据项目管理计划的收尾部分执行。在多阶段的项目中，项目收尾过程对项目的部分范围以及相应的活动进行收尾。如果项目在完成前就被终止，要对采取这一举措的原因进行分析和记录。

.管理收尾

管理收尾涉及到项目干系人的所有活动，重点在于收集项目记录、分析项目得失、收集经验教训，以及对项目归档供未来参考之用。

.合同收尾

包括产品验证（所有的工作已正确完成并且客户满意）和合同管理收尾（更新合同记录的内容并将信息归档供将来参考之用）两部分工作内容。

输入

1．项目管理计划

2．合同

合同文件包括合同本身、合同变更和其他文件（如技术方法、产品说明书、可交付物验收准则与程序）。

3．企业环境因素

4．组织过程资产

5．工作绩效信息

6．交付物

工具与技术

1．项目管理方法论

2．项目管理信息系统

3．专家判断

输出

1．管理收尾规程

本规程包含参与执行项目或阶段性管理收尾程序的所有项目团队成员的活动及相关角色和职责。该规程制订了将项目产品或服务移交生产或运营的程序，处理的对象有：

.确定干系人批准变更和所有级别可交付物要求的行动与活动。

.确认项目已满足所有赞助人、顾客和其他干系人的要求，核实所有可交付物都已经提供并验收，确认完成与出口准则已经遵循所需要的行动与活动。

.满足项目完成与出口准则所需要的行动与活动。

2．合同收尾规程

本规程为逐步进行合同收尾提供了一种方法，它包括确定合同条款和相关条件，以及所需的退出准则，涉及到项目团队成员、客户以及参与合同收尾过程的其他干系人的所有活动与有关的责任。

3．最终产品、服务或成果

4．组织过程资产（更新）

收尾包括利用配置管理系统为项目文件编制一份索引指明其存储位置。

.正式验收文件：表明客户或项目发起人已经正式验收了项目交付物。

.项目档案：项目活动产生的文件，如项目管理计划、范围、进度、成本、质量基准。

.项目收尾文件：包括表明项目已经完成，完成的项目交付物已移交的正式文件。若项目提前终止，该文件需要说明项目终止的原因，并履行正式程序，将取消项目的已完成与未完成交付物移交他人。

.历史信息：历史信息和经验教训要转移到经验知识库，以便未来项目使用。

项目总结

项目总结属于项目收尾的管理收尾。管理收尾有时又被称为行政收尾，即检查项目团队成员及相关干系人是否按规定履行了所有职责。

项目总结的意义

项目总结的主要意义如下：

.了解项目全过程的工作情况及相关的团队或成员的绩效状况。

.了解出现的问题并进行改进措施总结。

.了解项目全过程中出现的值得吸取的经验并进行总结。

.对总结后的文档进行讨论，通过后即存入公司的知识库，从而纳入企业的过程资产。

项目总结会的准备工作

召开项目总结会以前需要做如下准备工作：

.收集整理项目过程文档和经验教训：需要全体项目人员共同参与，对所有的文档进行归类和整理，项目经理可将此项工作列入项目的收尾工作中。

.经验教训的收集和形成项目总结会议的讨论稿：在此初始讨论稿中，项目经理有必要列出项目执行过程中的若干主要优点和若干主要缺点，以利于讨论的时候加以重点呈现。

项目总结会

项目总结会需要全体参与项目的成员都参加，并由全体讨论形成文件。项目总结会议所形成的文件一定要通过所有人的确认，任何有违此项原则的文件都不能作为项目总结会议的结果。项目总结会议还应对项目进行自我评价，以利于后面的项目评估和审计工作开展。

项目总结会通常应讨论如下内容：

.项目绩效：包括项目的完成情况、具体的项目计划完成率、项目目标的完成情况等，作为全体参与项目成员的共同成绩。

.技术绩效：最终的工作范围与项目初期的工作范围比较结果是什么，工作范围上有什么变更，项目的相关变更是否合理，处理是否有效，变更是否对项目质量、进度和成本等有重大影响，项目的各项工作是否符合预计的质量标准，是否达到客户满意。

.成本绩效：最终的项目成本与原始的项目预算费用，包括项目范围的有关变更增加的预算是否存在大的差距，项目盈利状况如何。这牵扯到项目组成员的绩效和奖金的分配。

.进度计划绩效：最终的项目进度与原始的项目进度计划比较结果是什么，进度为何提前或者延后，是什么原因造成这样的影响。

.项目的沟通：是否建立了完善并有效利用的沟通体系；项目沟通管理计划完成情况如何；项目内部会议记录资料是否完备等。

.识别问题和解决问题：项目中发生的问题是否解决，问题的原因是否可以避免，如何改进项目的管理和执行等。

.意见和建议：项目成员对项目管理本身和项目执行计划是否有合理化建议和意见，这些建议和意见是否得到大多数参与项目成员的认可，是否能在未来项目中予以改进。

项目总结会

项目总结会通常应讨论如下内容：

.项目绩效：包括项目的完成情况、具体的项目计划完成率、项目目标的完成情况等，作为全体参与项目成员的共同成绩。

.进度计划绩效：最终的项目进度与原始的项目进度计划比较结果是什么，进度为何提前或者延后，是什么原因造成这样的影响。

.项目的沟通：是否建立了完善并有效利用的沟通体系；项目沟通管理计划完成情况如何；项目内部会议记录资料是否完备等。

.识别问题和解决问题：项目中发生的问题是否解决，问题的原因是否可以避免，如何改进项目的管理和执行等。

信息系统项目

项目的基本概念

什么是项目？简单地说，安排一场演出、开发一种新产品、建一幢大房子都可以被称为一个项目。所谓项目，简单地说，就是在既定的资源和要求的约束下，为实现某种目的而相互联系的一次性工作任务。这个定义包括三层意思：一定的资源约束、一定的目标、一次性任务。这里的资源包括时间资源、经费资源、人力资源等。

对项目的概念有了一定了解的基础上，我们来看一下项目的基本特征。

明确的目标

项目是一种有着明确目标——一种期望的产品或希望得到的服务的一次性活动。这里的目标包括几个方面。

（1）时间目标如在规定的时段内或规定的时间点之前完成。

（2）成果目标如提供某种规定的产品、服务或其他成果。

（3）其他需满足的要求包括必须满足的要求和应尽量满足的要求。

目标允许有一个变动的幅度，也就是可以修改的。不过一旦项目目标发生实质性变化，它就不再是原来的项目了，而将产生一个新的项目。

独特的性质

每一个项目都是唯一的、独特的。或者项目的成果与其他项目不同；或者项目的成果与其他项目类似，然而其时间和地点，内部和外部的环境，自然和社会条件有别于其他项目，总之项目总是独一无二的，没有两个项目是完全相同的。项目没有可以完全照搬的先例，也不会有完全相同的复制。

有限的生命周期

项目有具体的时间计划，它有一个开始时间和目标必须实现的截止日期。虽然不同项目可以划分为不同的具体阶段，不过，大多数项目的生命周期都可以划分为启动、规划、实施、结尾4个阶段。

特定的委托人

它既是项目结果的需求者，也是项目实施的资金提供者。他可能是一个人，或一个组织；委托人可能是企业外部的，被称作外部客户，也可能是企业内部的，比如企业内的别的部门，被称作内部客户。不管是外部客户还是内部客户，都是项目的委托人或项目成果的使用者。

实施的一次性

一次性是项目与其他常规运作的最大区别。项目有确定的起点和终点，项目不能重复。

组织的临时性和开放性

项目开始时要组建项目团队，项目团队在项目进展过程中，其人数、成员、职责在不断变化。某些成员是借调来的，项目终结时团队要解散，人员要转移。参与项目的组织往往有多个，甚至几十个或更多。他们通过协议或合同以及其他的社会关系结合到一起，在项目的不同时段以不同的程度介入项目活动。可以说，项目组织没有严格的边界，是有弹性的、模糊的、开放的。这一点与一般企事业单位和政府机构很不一样。

项目的不确定性和风险性

项目以所需的时间估计、成本估计、各种资源的有效性为项目计划的假定条件，这种假定带来了一定程度的不确定性，这种不确定性为项目的实现带来一定的风险。项目是一次性任务，做坏了没有机会重来。项目必须保证成功，因此必须精心设计、精心制作和精心控制，以达到预期目标。

结果的不可逆转性

不论结果如何，项目结束了，结果也就确定了。

信息系统项目的概念

通过上一节对项目的介绍，我们知道信息系统的建设也是一类项目。因为信息系统的建设符合项目的定义。我们知道，项目的定义中包含三层意思：一定的资源约束、一定的目标、一次性任务。首先，信息系统的建设是一次性的任务，有明确的任务范围和质量要求，有时间和进度的要求，有经费和资源的限制。因此，信息系统的建设是一类项目的建设过程。

信息系统项目除了具有项目的特征之外，还具有自己的特点。

信息系统项目的目标不精确、任务边界模糊，质量要求主要由项目团队定义

在信息系统开发初期，项目团队调研时，客户只能提出一些初步的功能要求，提不出确切的需求。信息系统项目的任务范围在很大程度上取决于项目组所做的系统规划和需求分析。另外，因为大部分客户方都不是从事信息技术的人员，对信息技术的各种性能指标并不熟悉，所以，信息系统项目所应达到的质量要求也更多地由项目组定义，客户则尽可能地进行审查。为了更好地定义或审查信息系统项目的任务范围和质量要求，客户方可以聘请第三方的信息系统监理或咨询机构来监督项目的实施情况。

在信息系统项目开发过程中，客户的需求不断被激发，不断地被进一步明确，或者客户需求随项目进展而变化，从而导致项目进度、费用等计划的不断更改

尽管已经做好了系统规划、可行性研究，签订了较明确的技术合同，然而随着项目的进展，客户的需求不断地被激发，被进一步明确，导致程序、界面以及相关文档需要经常被修改。而且在修改过程中又可能产生新的问题，这些问题很可能经过相当长的时间后才会被发现。这就要求项目经理在项目开发过程中不断监控和调整项目计划的执行情况，尤其注重项目的变更管理。

信息系统项目是智力密集、劳动密集型项目，受人力资源影响最大，项目成员的结构、责任心、能力和稳定性对信息系统项目的质量以及是否成功有决定性的影响

信息系统项目工作的技术性很强，需要大量高强度的脑力劳动。尽管近年来信息系统辅助开发工具的应用越来越多，但是项目各阶段还是渗透了大量的手工劳动。这些劳动十分细致、复杂和容易出错，因而信息系统项目既是智力密集型项目，又是劳动密集型项目。并且，由于信息系统开发的核心成果——应用软件是不可见的逻辑实体，如果人员发生流动，对于没有深入掌握软件知识或缺乏信息系统开发实践经验的人来说，很难在短时间里做到无缝地承接信息系统的后续开发工作。

另外，信息系统的开发是项目团队整体的工作，为了高质量的完成项目，要充分发掘项目成员的才能和创新精神，不仅要求他们具有一定的技术水平和工作经验，还要求他们具有良好的心理素质和责任心，尤其要具有团队合作精神。项目经理在项目开发过程中，也应该注重项目成员之间的沟通协调，要将人力放到与进度和成本一样高的地位来看待。

资源计划

确定完成信息系统工程项目所需要的资源种类和数量，并编制资源计划书，进行资源计划审核、批准等一系列活动。资源的种类包括人、设备、材料及资金等。

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