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知识路径： > 信息系统开发的用户支持 > 对系统转换工作的支持 > 系统转换得实施 >
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相关知识点：5个
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新的信息系统在开发完成以后，应该根据所确定的系统转换方案，做好组织准备、物质准备，将新的信息系统安装部署到实际的工作环境中。主要包括计算机系统及相关硬件设备、网络基础设施及通信设备的安装调试与试运行；计算机软件系统的安装与配置；信息系统软件的安装与初始化配置；信息系统管理组织机构的设立，系统管理人员与运行操作人员的选拔与配备等等。
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数据准备是从老系统中整理出新系统运行所需的基础数据和资料，即把老系统的文件，数据加工成符合新系统要求的数据，其中包括历史数据的整理，数据口径的调整，数据资料的格式化、分类、编码、数据的增删改等。特别是对于那些采用手工方式进行信息处理的老系统，由于在新系统投运时需要大量的基础数据，因此所需数据的准备、整理与数字化的工作量相当巨大，应当提早准备，尽快完成，否则将大幅延迟系统转换的进程。
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在系统开发结束后，应该有一套完整的开发文档资料，它记录了开发过程的整个开发轨迹，既是系统开发人员工作的依据，也是系统用户运行系统、维护系统的依据。文档资料要与开发方法相一致，且符合一定的规范。在信息系统投入运行之前要准备齐全，并形成正规的文件。
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系统转换不仅仅是机器硬件的转换，软件程序的转换，更重要的是人工的转换，必须提前做好对使用新系统的各级用户的培训工作。人员是信息系统的重要组成部分，包括组织的各级管理人员、信息系统管理人员、运行操作人员以及系统维护的专业人员。每一个与新系统有关的人都应该了解信息系统的运作方式和运作过程。培训就是使有关管理人员和技术人员了解和掌握新系统的有效途径之一。因此，培训工作关系到新系统的成败。
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信息系统的开发与应用不仅是计算机在组织中的应用，同时也是一种组织变革。由于组织管理的传统思想及方法与信息系统的要求之间有着巨大的差异，组织管理人员对这种新的管理思想和管理方法有一个熟悉、适应和转变观念的过程。如果管理人员对即将使用的新系统的管理过程不了解，不能确定新系统是否适用于自己的工作，那么就有可能消极地对待新系统，甚至阻碍系统的推广应用。
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对于自行开发信息系统的组织来说，通过系统开发过程来培养一批既懂管理业务，又懂信息系统的组织专业人员也应是组织开发信息系统的主要目标之一。
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在系统转换阶段要制定出为培训和将来日常使用所需的详细文档和说明书，应当从用户和系统技术人员的角度分别描述该系统是如何工作的。由于信息系统的知识非常广泛，组织不同类别人员的培训内容应各有侧重。管理人员的培训重点应该是信息技术基本概念与一些结合具体项目的基础知识，例如：
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（1）信息系统的基本概念，包括信息概念、性质与作用、系统概念与特点、信息系统开发方法与开发过程等。
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（2）计算机基本知识，包括计算机硬件与软件基础知识、常用管理软件的功能与人机界面，网络与通信基本概念等等。
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（3）管理方法，例如现代管理的基本思想，数据分析与管理决策的基本概念与常用方法。
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（4）本组织信息系统介绍，包括信息系统目标、功能及总体描述、开发计划、主要事项与配合要求等等。
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应当强调的是，对于管理人员的培训要结合组织实际，再通过培训使各级管理人员明确开发与应用信息系统对组织生存与发展的重要意义，在了解与掌握基本概念的基础上打消顾虑，使他们能积极参与信息系统的开发，并为下一步的应用做好准备。
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对系统操作人员的培训应把重点主要放在计算机硬件与软件基础知识，网络与通信基本概念，常用软件的操作，以及本组织信息系统的具体操作方法等方面。
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对维护信息系统的专业人员的培养应把重点放在系统知识与系统规范方面，培养方法除强调在实践中学习外，还可采取委托培养，进修与外聘专家进行系统授课等方法。
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为了保证培训能真正获得成效，培训工作应与人员的工作绩效评定结合起来，对培训的效果进行考核。具体操作可以分阶段地在培训后进行考试，也可以采用竞争上岗等方式，促使相关人员处理好当前工作与未来知识储备二者的关系。
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信息系统要投入实际应用必须经过一个初始化的过程。系统初始化包括对系统的运行环境和资源进行配置、系统运行和控制参数设定、数据转换与加载，以及协调系统与业务工作同步等一系列内容。
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在系统初始化工作中，工作量最大、时间耗费最多其时间要求紧迫的活动通常是数据转换与加载。因为必须要把老系统的数据转换到新的系统上。对于原来采用手工方式进行信息处理的老系统，这个环节需要把大量的原始数据一次性输入到新系统中。而且与此同时，组织的生产、经营、管理等业务活动又在不断产生新的信息，如果不能在有限的时间内完成数据转换与加载并启动新系统，那么新的数据变化将可能造成系统中的数据过期失效。因此，系统初始化中大量的数据加载工作是新系统启动运行的先决条件。
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在数据加载过程中不可避免地要对数据进行重新录入，如果一味地采用手工录入的方法，那么其工作量必定是很大的。因此，在新系统的设计时应当充分考虑到这一点，可以设计并开发必要的数据导入接口程序。如果老系统是计算机系统，则可以利用数据转换和加载程序将原系统上的数据和文件进行转换，使之顺利被导入新系统中，既能避免重复工作，又能保证数据的准确性和完整性。
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由于在进行数据转换和加载时，大多数情况下都是人工操作并在规定时限内突击完成的，因此最重要的问题就是如何保证数据的准确性和完整性。当通过人工方式或专用软件把老系统中的数据加载到新系统中以后，必须对这些数据进行仔细地验证，检查其准确性和完整性。数据加载中出现的数据错误，大致有4种来源：①原始数据中存在错误；②数据准备工作中产生的错误；③数据输入错误；④新系统可能的程序错误。在系统初始化过程中一定要注意采取相应的手段和措施来进行查错和纠错，尽量防止错误数据进入新系统。例如，为了保证输入的准确性，必要时采用数据重复输入法，即把同一批数据进行两次重复输入，由系统自动核对输入的差异，从而检查数据输入中可能的错误，尽管数据输入的工作量增加了一倍，但是却能够有效地避免数据的输入错误。如果数据内部存在计算和平衡关系，也可以利用程序对输入的数据进行二次计算检查，从而发现其中可能存在的错误。总之，数据转换与加载工作量巨大、要求标准高，应当予以高度的重视。
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在系统转换过程中，尤其是在长时间的平行转换过程中，新系统运行时难免会出现一些局部性的问题，系统用户也会逐渐发现新系统的一些错误和功能的缺陷，这些都是正常现象。系统工作人员对此应有足够的准备，并做好记录。如果系统只是出现局部性问题，说明系统是成功的，反之，如果出现致命的问题，则说明系统设计质量不好，整个系统甚至可能需要重新设计。
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对于新系统运行中出现的问题，应当以系统分析中确定的系统目标来衡量是否需要对系统进行修改，这时不管是用户还是系统开发者都必须采取谨慎态度。对于系统中的错误和漏洞一般是必须要进行修改的，而且一般工作量也不会太大。但是如果用户提出要补充新的功能，如增加某些新的查询和报表功能，这种要求往往已经超越了系统目标和系统总体设计方案的范围。如果改动的工作量不大，则可以考虑进行必要的改动，及时满足用户的要求；而如果改动的工作量很大，甚至需要重新从系统分析或设计做起，那么最好是先把这些要求记录下来，留待下一个系统开发周期去进行扩展升级。事实上，各种新的要求在系统投入运行后就会不断地被提出来，如果每提一个新要求就进行一次修改，那么新系统将永远无法正式投入运行使用。
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在新系统投入运行时，应该理解和允许系统中存在某些不足，并且在运行过程中不断积累经验，发现新的问题，然后通过系统维护和系统更新来逐步解决这些问题，使系统逐步完善起来。
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新旧系统的转换实施需要一个过渡的过程，而过渡期可长可短，这取决于多方面的因素，尤其与组织首席领导的重视程度有关。
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人都有惰性，习惯的事就较难改变，在进行系统转换时，往往由于习惯了原系统的工作流程，习惯了原有的工作方式，所以在推行新系统时就会采取不合作的态度，导致新系统无法推广。或者要求新系统做出修改，实质上又将新系统变为原有系统。而一套应用系统在方便人们进行工作的一方面，但更重要的是其中蕴含的管理思想，这点常常被人们所忽视。组织管理流程无法做出应的改造，导致新系统推行的失败，或者又退回和原系统一样。所以要对工作人员进行耐心地教育，让其更快更好地掌握其操作方法，更重要的是其管理方法。
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信息系统失败的一个主要原因是用户拒绝使用新系统。拒绝通常来源于对新的工作方式和任务不熟悉，或者对可能发生的改变产生忧虑。例如，当计算机文字处理系统进入到办公室时，许多秘书认为自己的工作会被计算机取代，因而拒绝学习和抵制新技术。然而，实际上字处理软件不仅没有代替秘书的职能，只是完成那些日常重复性，机械化的工作，而且还为秘书创造出新的和更多的管理事务，综合性与分析性的工作大大地增加了。
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当新技术被引入组织时，许多习惯于在原有环境下工作的人会觉得受到威胁。因为环境改变了，原有的工作岗位，个人地位和人际关系也都会相应有所改变，因此容易产生一种失落感和不安全感。持有这种心态的人员会妨碍新系统的实施并企图恢复原系统。如果新的工作方式和工作程序不被接受，那么新系统就达不到预定的目标。
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拒绝变化的另一个原因是目前的工作环境比较舒适，有关管理人员安于现状。如果没有更多的报酬与激励，管理人员会觉得改变工作条件得不偿失，因而产生惰性。
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要使新系统和新技术的实施成功，组织的最高管理者和系统分析与设计人员就必须起到变化代理人的作用，用动态的观点，采用变化的计划实施策略来引导变化。当人们认识到变化的必要性和紧迫性时，就会产生求变心理，去制定改变现状的计划。通过管理业务调查，技术培训等形式，能逐步转变管理人员的观念，完成这项工作需要有耐心和恒心。在系统设计过程中，要注意维持一定的工作满意度，在此基础上对原有工作予以重定义。在系统实施过程中，一旦系统出现问题，系统设计人员应迅速做出反应，以免用户产生不满情绪。
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下面将就某化工厂开发管理信息系统的经验教训为具体案例，来说明在系统转换过程可能发生的各种实际问题。
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某化工厂是一个生产硼化物的企业。该厂占地面积10万平方米，在册职工500人。改革开放以来，建立了厂长负责制，改变了经营方式，搞活了企业，经济效益明显增长。当时，作为全国知名企业家的厂长，为了进一步提高企业管理水平，决定与某大学合作，以委托开发方式为主研究管理信息系统。接受委托单位进行了可行性分析，认为根据当时企业条件，还不适于立即开始管理信息系统的全面开发，最好先研制一些子系统。原因是该厂技术力量薄弱，当时只能从车间中抽调出三名文化程度较低的工人和一名中专程度的技术人员组成计算机室，管理人员对于应用微型计算机也缺乏认识，思想上的阻力较大。但是，厂长决定马上开始中等规模的MIS开发。他认为，做个试验，即使失败也没有关系，于是开发工作在1986年1月就全面上马了，学校抽调了教师和研究生全力投入。
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整个项目的研制工作开展得较有条理。首先是系统调研、人员培训，规划了信息系统的总体方案，并购置了以太局域网软件和五台IBM-PC机。在系统分析和系统设计阶段绘制数据流程图和信息系统流程图的过程中，课题组和主要科室人员在厂长的支持下多次进行了关于改革管理制度和方法的讨论。他们重新设计了全厂管理数据采集系统的输入表格，得出了改进的成本核算方法，试图将月盘点改为旬盘点，将月成本核算改为旬成本核算，将产量、质量、中控指标由月末统计改为日统计核算。整个系统由生产管理、供销及仓库管理、成本管理、综合统计和网络公用数据库五个子系统组成。各子系统在完成各自业务处理及局部优化任务的基础上，将共享数据和企业高层领导所需数据通过局域网传送到服务器，在系统内形成一个全面的统计数据流，提供有关全厂产量、质量、消耗、成本、利润和效率等600多项技术经济指标，为领导做决策提供可靠的依据。在仓库管理方面，通过计算机掌握库存物资动态，控制最低、最高储备，并采用ABC分类法，试图加强库存管理。
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原计划从1986年1月份开始用一年时间完成系统开发，但实际上，虽然课题组夜以继日地工作，软件设计还是一直延续到1987年9月，才开始进入系统转换阶段。可以说，系统转换阶段是系统开发过程最为艰难的阶段。许多问题在这个阶段开始暴露出来，下面列举一些具体的表现。
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（1）手工系统和计算机应用系统同时运行，对于管理人员来说，是加重了负担，在这个阶段，管理人员要参与大量原始数据的输入和计算机结果的校核。特别是仓库管理系统，需要把全厂几千种原材料的月初库存一一输入，工作量极大，而当程序出错，修改时间较长时，往往需要重新输入，这就引起了管理人员的极大不满。
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（2）仓库保管员不愿意在库存账上为每一材料写上代码，他们认为这太麻烦，而且理解不了为什么非要这样做。
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（3）计算机打印出来的材料订购计划比原来由计划员原先凭想象编写的订购计划能产生明显的经济效益，计划员面子上过不去，到处说计算机系统不好使，而且拒绝使用新的系统。
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（4）厂长说：“我现在要了解本厂欠人家多少钱，人家欠我厂多少钱，系统怎么显示不出来”。
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以上这些问题，虽然经过努力，逐一得到解决，系统开始正确运行并获得上级领导和兄弟企业的好评，但就在这时企业环境却发生了很大的变化，一是厂长奉命调离；二是厂外开发人员移交后撤离，技术上问题时有发生；三是原来由该厂独家经营的硼化物产品，由于原材料产地崛起不少小厂引起市场变化，不仅原材料来源发生问题，产品销路也有了问题，工厂效益急剧下降，人心惶惶，无暇顾及信息系统发展中产生的各种问题。与此同时，新上任的厂长认为计算机没有太大用，不再予以关心。这时，原来支持计算机应用的计划科长也一反常态，甚至在工资调整中不给计算机室人员提高工资，结果是已掌握软件开发和维护技术的主要人员调离工厂，整个系统进入瘫痪状态，最后以失败而告终。
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