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成本基准是经过批准的、按时间段分配的项目预算，不包括管理储备，只有通过正式的变更控制程序才能变更，用作与实际结果进行比较的依据。成本基准是所有活动经批准的预算的总和。
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（1）汇总各项目活动的成本估算及其应急储备，得到相关工作包的成本。
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（2）汇总各工作包的成本估算及其应急储备，得到控制账户的成本。
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（3）汇总各控制账户的成本，得到成本基准。由于成本基准中的成本估算与进度活动直接关联，因此就可按时间段分配成本基准，得到一条S曲线。
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（4）最后，在成本基准之上增加管理储备，得到项目预算。当出现有必要动用管理储备的变更时，则应该在获得变更控制过程的批准之后，把适量的管理储备移入成本基准中。
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根据成本基准，确定总资金需求和阶段性（如季度或年度）资金需求。成本基准中既包括预计的支出，也包括预计的债务。项目资金通常以增量而非连续的方式投入，并且可能是非均衡的。如果有管理储备，则总资金需求等于成本基准加管理储备。在资金需求文件中，也可说明资金来源。
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可能需要更新的项目文件包括风险登记册、活动成本估算和项目进度计划。
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