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法拉普多（Frappuolo）认为，知识应有外部化、内部化、中介化和认知化4种功能。外部化是从外部获取知识，并按照一定的分类将它组织起来，其目的是让想拥有知识的人拥有通过内部化和中介化而获得的知识。内部化和中介化所关注的分别主要是可表述知识和隐含类知识（或称为意会知识）的转移。认知化则是将通过上述三种功能获得的知识加以应用，是知识管理的终极目标。
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知识管理就是对有价值的信息进行管理，包括知识的识别、获取、分解、储存、传递、共享、价值评判和保护，以及知识的资本化和产品化。虽然知识管理经常需要IT技术帮助，但是知识管理本身不是一门技术。
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（1）知识发布，以使一个组织内的所有成员都能应用知识。
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知识可分为两类，分别是显性知识（explicit knowledge）与隐性知识（tacit knowledge）。
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凡是能以文字与数字来表达，而且以资料、科学法则、特定规格及手册等形式展现者皆属显性知识。这种知识随时都可在个人之间正式而有系统的相互传送。显性知识管理是一个战略过程，有5个步骤对实现显性知识的有效管理是必需的，分别是采集、过滤、组织、传播、应用。确保显性知识适当的传播的2个重要因素是交流的便利和组织文化的开发。
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隐性知识是指难以表达、隐含于过程和行动中的非结构化知识，是知窍（Know-how，技能知识）和知人（Know-who，人力知识）两方面的知识，具体表现为个人的技能、经验或诀窍、心智模式、解决问题的方式和组织惯例。隐性知识是相当个人化而富弹性的东西，因人而异，很难用刻板的公式来加以说明，因而也就难以流传或与别人分享。个人主观的洞察力、直觉与预感等皆属隐性知识。隐性知识深植于个人的行动与经验之中，同时也贮藏在一个人所抱持的理想与价值或所珍惜的情怀之中。隐性知识有下列两个层面。
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（2）认知层面：包括信念、理想、价值、心意与心智模型等深植于内心深处，而经常视为理所当然的东西。隐性知识的这个认知层面虽然难以明说，但却深深地影响人们对这个世界的看法。
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隐性知识共享的方法主要有编码化、面对面交流、人员轮换和网络。编码化是指用知识编码促进知识流动，并且有利于个人知识和局部知识转化为组织水平的知识。
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知识管理工具是实现知识的生成、编码和转移技术的集合。知识工具不是仅以计算机为基础的技术集合，只要是能够对知识的生成、编码和传送有帮助的技术和方法都可以称为知识工具。
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知识管理工具和数据／信息管理工具有很大区别，知识管理工具不仅仅是数据／信息管理工具的简单改进。从这3种工具的功能来看，数据管理工具处理的重点支持企业运营的“原材料”，如销售数据，库存记录等基本数据。它通过数据图表的方式，使组织能够生成、访问、存储和分析数据。数据管理工具包括数据库、数据仓库、搜索引擎和数据建模工具。信息管理工具主要用于信息处理，例如，自动化的信息搜索代理、决策支持技术、经理信息系统和文档管理系统。因此，数据／信息管理工具与知识管理工具最大的区别在于能否为使用者提供理解信息的语境，以及各种信息之间的相互关系。
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知识管理工具是实现知识的生成、编码和转移的手段和方法。知识管理工具不仅具备数据、信息管理工具的全部功能，而且能为使用者提供理解信息的语境，以及各种信息之间的相互关系。通常，可以把知识管理工具分为知识生成工具、知识编码工具和知识转移工具3大类。知识生成工具包括知识获取、知识合成和知识创新三大功能。知识编码则是通过标准的形式表现知识，使知识能够方便地被共享和交流。知识的转移工具就是要使知识能在组织内传播和分享。
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知识管理不同于信息管理，也不是资源的管理，它是通过知识共享、运用集体的智慧提高应变和创新能力。知识管理系统注重的是，让知识工作者可以通过网络随时随地地方便得到自己所需要的各种各样经过提炼和加工后的信息，经过对信息的深层次加工后形成有用的知识。知识管理通过数据中心建立完善的数据仓库，对数据进行深层次的挖掘、统计分析，从而构造一个决策支持智能化知识库系统。而信息管理只是简单对大容量信息进行提取和再现，对信息的加工层次较浅，一般不具备信息有机合成与知识提取的功能。
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在知识管理系统中，每个人既是信息的受益者，也是信息的缔造者。知识管理系统涵盖全面的信息处理，包括信息的发布、信息的分类、信息的采集、信息的搜索、信息的加工，传统的信息系统只涵盖部分的信息处理。
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