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无论是企业还是政府机关，都会有大量的文案需要处理，复杂的工作流程需要安排，决策者需要依据纷乱的信息做出重要的决定。拥有一套自动化、智能化、信息化的办公系统，对办公人员和企业决策者来说，工作效率上的提高是显而易见的。在网络连接千万家的时代，办公自动化还使得不同地理位置之间的不同单位或部门之间进行协同办公成为可能。
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办公自动化（Office Automation，OA）系统，是指办公信息处理的自动化系统，它利用先进科学的技术，使人工处理的各种办公业务活动逐步物化于人以外的各种设备中，并由各种设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。其目的是达到充分利用信息，提高工作效率、工作质量和生产率。
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办公自动化由20世纪70年代末80年代初在我国提出，随着办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品不断地出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。办公自动化的发展历经了三个阶段。
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第一代办公自动化是以数据为处理中心的传统MIS系统。其最大特点是：应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力。它提高了文件管理水平，但是缺乏诸如收发文等群组协作工作过程的处理能力，“自动化”程度十分有限。
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第二代是以工作流为中心的办公自动化系统。它以E-mail、文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术作支撑。以工作流为中心的第二代办公自动化系统包含众多实用功能和模块，实现了对人、事、文档、会议的自动化管理。其显著特点是：以网络为基础；以工作流自动化为主要的技术手段；缺少对知识管理的能力。
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第三代办公自动化系统建立在企业Internet平台之上，旨在帮助企业实现动态的内容和知识管理，使企业每一位员工能够在协作中不断获得学习的机会。第三代OA的核心是知识。它不仅模拟和实现了工作流的自动化，更模拟和实现了工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。其突出特点是：实时通信，员工与专家可以网上实时交流；信息广泛集成的内容编目；知识门户的构造。因此，第三代办公自动化系统的核心是知识，实现的基础是知识管理技术。
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办公自动化涉及企、事业办公的每一个领域、每一个人，使办公成为自动化、流水线式的工作方式，如文件处理，从起草、审核、签发、发文、收文、签收、批办到催办等，它的一套完整流程中涉及许多人、许多部门、许多环节，其中任何一个环节如果出现梗阻，下一个环节就无法顺利进行。由于办公自动化系统是一个企、事业所有部门、所有人员都需使用的系统，因此它需具备以下一些特点。
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（3）安全措施要全面，方便维护和管理。由于它是面向团体工作，一项任务需要很多人、很多机器在不同的时间、地点以不同的方式参与完成，所以程序中应当严格限定用户的操作密码、权限等，确保系统安全运行。
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一般来说，办公自动化系统由硬件、基本软件和专用处理系统组成。
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硬件包括计算机及外设、显示终端、打印设备、光学字符识别设备（OCR）、语音识别设备、智能终端、传真机、书写终端、可视图文处理终端、通信网络设备、大容量存储设备等。
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基本软件包括网络软件、系统软件、文件与数据库系统软件、数据处理语言、智能软件等。
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专用处理系统包括汉字信息处理系统、文字处理系统、语音处理系统、电子表格处理系统、图形和图像处理系统、电子邮件系统、日程管理系统、文档管理系统、决策支持系统等。
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目前市场上已经有了很多办公自动化工具软件，这些软件是办公各个环节需要的具有不同功能的软件的组合，一般称为群件或办公套装软件。目前占有较大国内市场份额的办公自动化软件有MS Office系列、WPS系列等。MS Office是微软公司的产品，WPS是国内金山公司的具有自主版权的办公事务处理软件。
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各种办公自动化软件系统的功能虽然各有差别，但都具备某些基本功能，如文字处理、电子表格、图形制作和电子邮件等。例如，微软公司的MS Office系列软件中包括了用于文字处理的Word，用于电子表格制作和数据处理的Excel，用于创建演示文稿的PowerPoint，用于收发和管理电子邮件的Outlook，以及数据库软件Access。此外，Office系统还提供了支持视频会议、实时交流和文件传输的Netmeeting工具软件。
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可见，当前办公自动化系统的实现可以在很多软件工具支持下来完成，而人们应完成的工作则是形成科学的办公流程，将大量不同部门的人员高效地组织起来，每个人完成同一工作的一部分，从而达到协调工作，并在计算机和工具软件的支持下实现办公活动的自动化。
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