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在项目管理中，沟通是一个过程，是人们分享信息、表达思想和情感的过程，包括信息的生成、传递、接收、理解和检查。下图所示为基本的沟通模型。
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基本沟通模型的沟通步骤为：发送者把思想或观点转化（编码）为信息，通过沟通媒介发送信息给接收者，信息的传递可能受到噪声（杂音）的干扰；接收者把信息还原（解码）成有意义的思想或观点并理解之后，编码成信息，再传递给最初的发送者。
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.发送者和接收者：大部分情况下，参与者既发送信息，又接收反馈。发送者和接收者可以是个人、团体、企业和政府等。
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.信息：指参与者之间需要分享的信息，表达思想和情感的组成物。
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.噪声（杂音）：发生在参与者之间，能够干扰和阻碍理解和解释信息的因素，包括外部噪声、内部噪声和语义噪声。
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一般沟通过程采用的方式分为以下几类：参与讨论方式、征询方式、推销方式（说明）和叙述方式。
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下表列出了四种沟通方式对应的选择因素，比如，当发送者认为已经掌握了足够的信息，有了自己的想法且不需要进一步听取多方意见时，往往选择控制力最强、参与程度最弱的叙述方式，其次选择推销方式。
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下表列出了沟通媒介类型的优缺点以及按沟通即时性强弱列举的各媒介类型实例。在沟通中选择合适的媒介可以促进沟通过程的顺利进行。
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沟通活动可按多种维度进行分类。需要考虑的维度包括：
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.内部（在项目内）和外部（客户、供应商、其他项目、组织与公众）
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.正式（报告、会议记录和简报）和非正式（电子邮件、备忘录和即兴讨论）
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.书面和口头，以及口头语言（音调变化）和非口头语言（身体语言）
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.有效利用多种手段，尽最大可能帮助自己理解信息内容。
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.设定沟通目标，并采取必要的跟踪、验证手段确定是否达到沟通目标。
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.具有多层次的沟通协商能力，能够保证最大程度上满足多方利益。
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.强大的表达能力，能提振士气，增加团队的执行能力。
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