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管理沟通是根据沟通管理计划,生成、收集、分发、储存、检索及最终处置项目信息的过程,其主要作用是促进项目干系人之间实现高效沟通。
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工作绩效报告汇集了项目绩效和状态信息,可用于促进讨论和建立沟通。报告的全面性、准确性和及时性,对有效开展本过程非常重要。
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可能影响管理沟通过程的事业环境因素包括:组织文化和结构,政府或行业标准及规定,项目管理信息系统。
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可能影响管理沟通过程的组织过程资产包括:有关沟通管理的政策、程序、过程和指南,相关模板,历史信息和经验教训。
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不同项目所使用的沟通技术可能差别很大,同一项目生命周期的不同阶段所使用的沟通技术也可能差别很大,因此需要确保所选择的沟通技术适合所需沟通的信息。
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选择沟通模型是本过程的一项重要工作。由于沟通模型中的各个要素都会影响到沟通的效率和效果,因此重点是要确保所选择的沟通模型适合正在开展的项目,确保识别出并管理好沟通模型中的任何障碍(噪声)。
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由于在管理沟通过程中存在许多潜在障碍和挑战,因此重点是要确保已创建并发布的信息能够被接收和理解,从而可以对该信息进行回应和反馈。
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.电子通信管理,如电子邮件、传真、语音信箱、电话、视频和网络会议、网站。
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.项目管理电子工具,如基于网页界面的进度管理工具和项目管理软件,会议和虚拟办公支持软件,门户网站和协同工作管理工具。
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报告绩效是指收集和发布绩效信息,包括状况报告、进展测量结果及预测结果。应该定期收集基准数据与实际数据,进行对比分析,以便了解和沟通项目进展与绩效,并对项目结果做出预测。
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项目沟通可包括绩效报告、可交付成果状态、进度进展情况和已发生的成本。受相关因素的影响,项目沟通可能会变动很大。这些因素包括信息的紧急性和影响、信息传递方法和信息机密程度。
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项目管理计划中包括项目基准及与沟通管理、干系人管理有关的信息。可能需要基于项目当前绩效与绩效测量基准(PMB)的对比情况,更新这些内容。绩效测量基准是经过批准的项目工作计划,用来与项目执行情况相比较,以测量偏差,采取管理控制。绩效测量基准通常是项目的范围、进度和成本参数的综合,有时还会包含技术和质量参数。
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可能需要更新的项目文件包括问题日志、项目进度计划和项目资金需求。
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可能需要更新的组织过程资产包括给干系人的通知、项目报告、项目演示资料、项目记录、干系人的反馈意见和经验教训文档。
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