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报表的作用主要包括打印格式化的数据,其格式能够按照用户的需要定制;输出数据库中的原始数据,以及经过组合或汇总的数据,并能对输出的结果进行分组和排序;将数据库中的数据以清单、标签或图表等形式输出。
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报表的类型分为纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签4种。其中:
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(1)纵栏式报表:一行显示一个字段,字段标题显示在字段的左侧。
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(2)表格式报表:以行和列的形式显示记录,每一条记录占一行,字段标题显示在每一列的上方。
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(4)标签:是一种特殊类型的报表,可以打印在标签上。
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报表工作区由报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚4部分组成。其中:
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(1)报表页眉:以大的字体将该份报表的标题放在报表顶端。只有报表的第1页才出现报表页眉内容。报表页眉的作用是作封面或信封等。
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(2)页面页眉:在页面页眉中的文字或字段通常会打印在每页的顶端。如果报表页眉和页面页眉共同存在于第1页,则页面页眉数据会打印在报表页眉的数据下面。
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(3)主体:用于处理每一条记录,其中的每个值都要被打印。主体区段是报表内容的主体区域,通常含有计算的字段。
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(4)页面页脚:通常包含页码或控件,其中表达式“="第"&[page]&"页"”用来打印页码。
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(5)报表页脚:用于打印报表末端,通常使用它显示整个报表的计算汇总等信息。
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除了以上通用区段外,在分组和排序时,有可能需要组页眉和组页脚区段。此时可选择“视图”→“排序与分组”命令,系统弹出“排序与分组”对话框,选定分组字段后,对话框下端会出现“组属性”选项组,将“组页眉”和“组页脚”框中的设置改为“是”,在工作区即会出现相应的组页眉和组页脚。
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