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知识路径： > 数据库应用基础知识 > 数据库应用基础知识 > 数据库管理系统的基本操作 > 数据库管理系统的操作方法 >
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相关知识点：57个
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在Access中，报表与窗体的区别在于：窗体主要是在屏幕上显示，而报表是通过打印机输出；窗体可以与用户进行信息交互，而报表没有交互功能。
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报表的作用主要包括打印格式化的数据，其格式能够按照用户的需要定制；输出数据库中的原始数据，以及经过组合或汇总的数据，并能对输出的结果进行分组和排序；将数据库中的数据以清单、标签或图表等形式输出。
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报表的类型分为纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签4种。其中：
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（1）纵栏式报表：一行显示一个字段，字段标题显示在字段的左侧。
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（2）表格式报表：以行和列的形式显示记录，每一条记录占一行，字段标题显示在每一列的上方。
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（4）标签：是一种特殊类型的报表，可以打印在标签上。
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报表工作区由报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚4部分组成。其中：
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（1）报表页眉：以大的字体将该份报表的标题放在报表顶端。只有报表的第1页才出现报表页眉内容。报表页眉的作用是作封面或信封等。
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（2）页面页眉：在页面页眉中的文字或字段通常会打印在每页的顶端。如果报表页眉和页面页眉共同存在于第1页，则页面页眉数据会打印在报表页眉的数据下面。
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（3）主体：用于处理每一条记录，其中的每个值都要被打印。主体区段是报表内容的主体区域，通常含有计算的字段。
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（4）页面页脚：通常包含页码或控件，其中表达式“="第"&［page］&"页"”用来打印页码。
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（5）报表页脚：用于打印报表末端，通常使用它显示整个报表的计算汇总等信息。
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除了以上通用区段外，在分组和排序时，有可能需要组页眉和组页脚区段。此时可选择“视图”→“排序与分组”命令，系统弹出“排序与分组”对话框，选定分组字段后，对话框下端会出现“组属性”选项组，将“组页眉”和“组页脚”框中的设置改为“是”，在工作区即会出现相应的组页眉和组页脚。
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报表的数据源可以是数据库中的表或查询，创建报表可使用自动功能、向导和设计器三种方法。
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“自动创建报表”功能是一种快速创建报表的方法。设计时，先选择表或查询作为报表的数据源，然后选择报表类型：纵栏式或表格式，最后会自动生成报表显示数据源所有字段记录数据。具体操作步骤如下：
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（1）在“数据库”窗体中单击“报表”对象，再单击工具栏中的“新建”按钮。
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（2）选择“自动创建报表：纵栏式”，则创建纵栏式显示报表；选择“自动创建报表：表格式”，则创建表格式显示报表。如下图（a）所示。
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（3）在“请选择该对象数据的来源表或查询”下拉列表中选择表或窗口，例如选择“学生”表，单击“确定”按钮，即自动生成一个报表，如上图（b）所示。
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（4）选择“文件”→“保存”命令，命名存储该报表。
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使用报表向导创建报表，会提示用户输入相关的数据源、字段和报表版面格式等信息。利用向导可以完成大部分报表设计的基本操作，加快了创建报表的过程。操作方法如下：
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（1）在“数据库”窗体中单击“报表”对象，在右侧的窗体中双击“使用向导创建报表”选项，如下图（a）所示。
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（2）在“报表向导”的第一个对话框中，在“表／查询”下拉列表中选择数据源，数据源可以是表或查询对象。
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（3）从“可用字段”列表框中选择需要的报表字段，单击“>”按钮，它就会显示在“选定的字段”列表框中，如上图（b）所示。
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（4）单击“下一步”按钮，系统显示上图（c）所示的界面。此时用户可以选择查看数据的方式，假定选择“通过课程”查看。
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（5）单击“下一步”按钮，此时用户可以选择分组方式。例如，分组方式选择“所在院系”。
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（6）单击“下一步”按钮，此时用户可以确定明细信息的排列顺序及汇总方式。例如，按成绩升序，平均成绩汇总。
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（7）单击“下一步”按钮，此时用户可以确定报表的布局和方向选择。例如，布局选择“阶梯”，方向选择“纵向”。
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（8）单击“下一步”按钮，此时用户可以确定所用样式，即报表结构。例如，所用样式选择“正式”。此时系统提示“确定报表命名”，单击“完成”按钮。系统预览的效果如上图（d）所示。
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在报表的“设计”视图中可以对已经创建的报表进行编辑和修改，可以设置表结构，页码及时间日期。
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报表有6种结构：大胆、正式、浅灰、紧凑、组织和随意。设置报表结构的操作步骤如下：
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（2）选择更改对象。若设置整个报表结构，单击报表选定器；若设置某个节区结构，单击相应节区；若设置报表中一个或多个控件结构，按住Shift键单击这些控件。
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（3）选择“格式”→“自动套用格式”命令，或单击工具栏上的自动套用格式按钮 。
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（4）打开“自动套用格式”对话框，在“报表自动套用格式”栏中选择一种格式，如下图所示。
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（5）在“自动套用格式”对话框中，若单击“选项”按钮展开该对话框，用户可选取需要更改的属性。若单击“自定义”按钮，打开“自定义自动套用格式”对话框，若选第一项，基于当前打开的报表的格式来新建一个自动套用格式；若选第二项，使用当前打开的报表的格式来更新所选定的自动套用格式；若选第三项，删除所选定的自动套用格式。
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（6）单击“确定”按钮，关闭“自定义自动套用格式”对话框。再次单击“确定”按钮，关闭“自动套用格式”对话框。
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在报表“设计”视图中，用户可以给报表添加日期和时间。具体操作步骤如下：
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（3）在打开的“日期和时间”对话框中选择显示日期还是时间及显示格式，单击“确定”按钮。
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另外，用户也可以在报表上添加一个文本框，通过设置其“控件源”属性为日期或时间的计算表达式来显示日期与时间。
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在报表“设计”视图中，用户可以设置页码。具体操作步骤如下：
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（3）在“页码”对话框中，根据需要选择相应的页码格式、位置和对齐方式。
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（4）在第一页显示页码，选中“在第一页显示页码”复选框。
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在打印报表之前，需要进行页边距、页方向和其他页面设置。具体操作步骤如下：
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（1）选择“文件”→“页面设置”命令，系统显示“页面设置”对话框。
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（2）选择“边距”选项卡设置页边距，如下图（a）所示。
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（3）选择“页”选项卡，设置打印方向、纸张大小等参数，如上图（b）所示。
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（4）选择“列”选项卡设置列数、列间距、列尺寸和列布局等参数，如上图（c）所示。
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（5）选择“文件”→“打印”命令，打开“打印”对话框，选择打印机、打印范围和打印份数，单击“确定”按钮。
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