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数据表操作


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数据表的操作主要包括数据输入、修改与删除；主键与索引操作；建立表与表之间的联系；筛选数据等操作。

数据操作

数据操作包括数据输入、修改字段和记录、删除记录、输入掩码及有效性规则等内容。

输入数据。

输入数据有使用“数据表”直接输入数据和从外部导入数据两种方法。外部导入数据是获取已存在数据的方法。

直接输入数据的操作方法：选择数据库窗口中的“表”对象，双击“学生”表，打开“数据表”视图；依次输入字段的值，按Enter键或按Tab键转至下一个字段。若要在“照片”字段列输入图片信息，则单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单上选择“插入对象”命令，打开“插入对象”对话框，根据提示信息进行操作。单击工具栏上的“保存”按钮，保存表中的数据。

导入外部数据的操作方法：选择“文件”→“获取外部数据源”→“导入”命令，系统显示“导入”对话框，在“文件类型”下拉列表中选择导入文件类型，如选择导入“Microsoft Excel（*.xls）”文件类型，在列表框中选择待导入的Excel文件。单击“导入”按钮，系统显示“导入数据表向导”对话框，依据提示进行数据导入。单击“完成”按钮。

修改字段。

操作方法：选择数据库窗口中的“表”对象，单击“设计”按钮，屏幕上显示“设计”视图。在“设计”视图中选择要修改的字段名称和数据类型，重新输入字段名称及对应的数据类型。

修改记录。

操作方法：选择数据库窗口中的“表”对象，双击要编辑的表，系统在“数据表”视图中打开表。将光标移到记录上，单击原记录值，删除原有记录值，再输入新的记录值。

删除记录。

操作方法：选择数据库窗口中的“表”对象，双击要编辑的表，单击要删除记录的记录选定器。单击工具栏上的“删除记录”按钮，屏幕上显示删除记录的提示框，若单击提示框中的“是”按钮，则删除选定的记录；若单击“否”按钮，则可以取消删除操作。

删除操作是不可恢复的操作，在删除记录之前要确定该记录是否要删除。

输入掩码。

输入数据时，用户希望输入的数据格式一致，如日期格式一致；或希望检查输入数据的正确性，如学号必须是数字字符等问题，可以利用输入掩码解决。例如，出生日期字段指定的输入掩码格式为0000/99/99。“0”意味只能输入一个数，而且必须要输入；“9”意味只能输入一个数，但不是必须要输入的；“/”符号作为分隔符直接跳过。输入掩码属性所使用的字符及含义如下表所示。

输入掩码属性所使用的字符及含义

必填字段。

必填字段用来规定该字段是否必须填入数据。该属性只有两个值：是、否。默认选择的是“否”，表示该字段可以填入数据也可以不填入数据。若在必填字段选择“是”列表项，则该字段必须填入数据，否则将产生错误提示，要求用户输入数据。

有效性规则。

有效性规则用来定义字段中输入数据的范围，若输入的数据超出此范围，将产生错误提示。可见有效性规则可以防止非法的数据输入。

设置主键

主键唯一区分表中的每一条记录，且每一条记录的主键值不允许重复、不能为空。当某个字段被设置为主键后，该字段的“索引”属性将自动变为“有（无重复）”，而且不能通过下拉菜单更改这种属性。在Access中，主键分为自动编号、单字段和多字段主键。

自动编号主键。

自动编号是指系统自动设置值。由于自动编号值是不重复的，因此也称为自动编号主键。自动编号主键的设置方法：打开表的“设计”视图，将光标移到待设置为主键字段的左边，右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“主键”命令。

单字段主键。

将学生数据库中学生表的“学号”设置成主键的方法（单字段主键设置）：打开学生表的“设计”视图，将光标移到待设置为主键的“学号”字段的左边，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“主键”命令（或单击该字段行，再单击功能区中的

按钮），将“学号”字段设置为主键字段。此时，“学号”字段前有

标识，表示该字段已设置为主键，如下图所示。

单字段主键设置示例

多字段主键。

多个字段主键也称为组合主键，即主键由多个字段组成。多字段主键的设置方法：打开表的“设计”视图，将光标移到待设置为主键的多个字段里的某一个，按下Ctrl键的同时再依次单击要设置成主键的字段（如“学号”、“课程号”），再单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“主键”命令，或者单击功能区中的

按钮将多个字段设置为主键。例如，选课表中的“学号”、“课程号”设置为主键的结果如下图所示。其中。“学号”、“课程号”前均有

标识，表示这两个字段已设置为主键。

多字段主键设置示例

索引操作

建立索引的主要目的有两个：第一，加快数据库表中检索数据的速度。例如，若在查询时由某个字段或字段组合作为条件，则可以为它们建立索引，提高查询效率。第二，建立不同数据表之间的联系。例如，某高校有系和学生表结构为系（系号，系名，主任名），学生（学号，姓名，系号，性别）。此时，若要查询某个学生所属系的系主任名，则需要同时查看系和学生表中的相关信息，因此为了建立表与表之间的关联，需要依赖主索引。

在Access中，可以基于单个字段或多个字段创建索引。索引有助于提高查询速度，但是，每当用户进行数据表的添加、删除、修改等操作时，系统都必须更新索引。索引是有代价的，建立的索引越多，数据库更新索引的代价越大。特别是当数据库中的数据量非常大时，可能会因更新索引导致查询速度降低。可见，如何根据用户具体的应用需求建立合理的索引是需要认真进行需求分析的。

筛选操作

筛选操作的作用是从表中筛选出需要的数据。筛选有三种方法：按窗体筛选、内容排除筛选和高级筛选，三种方式比较情况如下表所示。

三种筛选方法的比较

（1）按窗体筛选。可打开另一个表，表中含有待筛选表里的所有字段。在窗体里，选择需要的数据后保存，将要筛选的表中符合筛选的记录全部显示出来。

例如，将“学生”表中的女生筛选出来。操作步骤：在“数据库”窗口的“表”对象中双击“学生”表，单击工具栏上的按窗体筛选按钮

，切换到“按窗体筛选”窗口，单击“性别”字段，并单击右侧向下箭头按钮，从下拉列表中选择“女”，单击工具栏上的应用筛选按钮

即可完成筛选。

（2）内容排除筛选。可以直接将某字段为某个值的所有记录筛选出来。例如，将“选课”表中课程号等于C1的记录筛选出来。也可通过自定义字段中的某一值将表中字段值与定义的值相符合的记录全部筛选出来。若字段数据类型为数字或日期／时间时，可通过定义一个期间，将该字段中所有在此期间内的记录全筛选出来。

例如，在“选课”表中筛选出课程编号为C1的记录。操作步骤：在“学生”数据库窗口的“表”对象下双击“选课”表，单击“课程号”字段列任一行，执行“编辑”→“查找”命令，并在“查找内容”文本框中输入“C1”，然后单击“查找下一处”按钮，单击工具栏上的按选定内容筛选按钮

。

（3）高级筛选。高级筛选可用来设置筛选的字段、条件等，并可设置记录的排序方式，其设置的内容相对上面两种方法要广得多。操作步骤：打开表的“数据表”视图，选择“记录”→“筛选”→“高级筛选”命令，在筛选窗口里设置筛选的内容，设置好后，单击工具栏上的应用筛选按钮

，就会显示所需要的记录。选择“文件”→“保存”命令，弹出“保存”对话框命名后，单击“确定”按钮。

表间关系操作

在Access中通过表间关系操作建立表与表之间的关系（联系）。这样，通过将不同表中的相关数据建立的联系，为进一步建立查询、创建窗体或报表奠定基础。建立表间关系的操作方法如下：

（1）单击工具栏上的关系按钮

，打开“关系”窗口后，单击工具栏上的显示表按钮

，打开下图（a）所示“显示表”对话框。

“关系”窗口

（2）在“显示表”对话框中单击“课程”表，然后单击“添加”按钮。接着使用同样方法将“学生”表、“选课”表添加到“关系”窗口中。

（3）单击“关闭”按钮，关闭“显示表”对话框，这时屏幕显示如上图（b）所示。

（4）选定“选课”表中的“课程号”字段，按下鼠标左键并拖动到“课程”表中的“课程号”字段上，然后松开鼠标。系统显示下图（a）所示“编辑关系”对话框。

建立表间关系

（5）选中“实施参照完整性”复选框，然后单击“创建”按钮。

（6）同样方法将“课程”表中的“学号”拖到“学生”表中的“学号”字段上。创建的关系如上图（b）所示。

（7）单击“关闭”按钮，这时Access询问是否保存布局的更改，单击“是”按钮。

说明：主表中的联接字段必须是主索引或唯一索引，且两个联接字段必须具有相同的数据类型，否则就不能设置参照完整性。在“编辑关系”对话框中选中“实施参照完整性”复选框，可以设置两个表之间的参照引用规则。以后在删除或更新表中数据时，系统会通过参照引用相关联的另一个表中的数据约束对当前表的操作，以确保相关表中记录的有效性和相容性，防止意外删除或更改相关的数据。

另外，在“编辑关系”对话框的下方有三个复选框，如果选择了“实施参照完整性”复选框，然后选择“级联更新相关字段”或“级联删除相关记录”复选框的含义是在主表的主关键字值更改或删除主表中的记录时，系统自动更新相关表中的对应数值或自动删除相关表中的相关信息。

如果要重新编辑已有的关系，以便进一步优化数据库性能。方法是：首先关闭所有打开的表，然后单击工具栏上的“关系”按钮，这时屏幕上显示“关系”窗口，如果要删除两个表之间的关系，单击要删除关系的连线，然后按DeLete键；如果要更改两个表间的关系，双击要更改关系的连线，这时出现“编辑关系”对话框，在该对话框中可以重新选择复选框，然后单击“创建”按钮；如果要清除“关系”窗口，单击工具栏上的“清除版面”按钮，然后单击“是”按钮。


	相关知识点：
	添加查询条件报表的作用与分类 SQL查询创建窗体插入语句。工具箱窗体的作用创建表创建选择查询用设计视图创建查询报表打印报表结构设置定义和删除索引 SELECT查询使用向导创建表报表工作区创建交叉表查询数据定义使用向导创建窗体设置页码使用报表向导创建报表 SQL的特点连接查询添加查询条件与使用表达式生成器.. 使用“查找不匹配查询向导” 通过输入数据创建表设定日期基本概念修改语句。简单查询创建表（CREATE TABLE）交叉表查询分组查询其他方式创建查询使用设计器创建表子查询与聚集函数创建空白窗体窗体设计工具箱报表格式设置修改表和删除表查询设计与应用应用举例删除语句。使用“查找重复查询向导” 数据更新用向导创建查询自动创建窗体窗体设计与应用自动创建报表报表设计与应用使用表达式生成器选择查询

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