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需求调查所得到的数据可能是零碎的、局部的，分析师和设计人员必须进一步分析和表达用户的需求，建立需求说明文档、数据字典和数据流图。将需求调查文档化，文档既要被用户所理解，又要方便数据库的概念结构设计。
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数据流分析是对事务处理所需的原始数据的收集及经处理后所得数据及其流向，一般用数据流图（DFD）来表示。DFD不仅指出了数据的流向，而且还指出了需要进行的事务处理（但并不涉及如何处理，这是应用程序的设计范畴）。除了使用数据流图、数据字典以外，需求分析还可使用判定表、判定树等工具。下面介绍数据流图和数据字典，其他工具的使用可参见软件工程等方面的参考书。
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数据字典（Data Dictionary，DD）是各类数据描述的集合，它是关于数据库中数据的描述，即元数据，而不是数据本身。如用户将向数据库中输入什么信息，从数据库中要得到什么信息，各类信息的内容和结构，信息之间的联系等。数据字典包括数据项、数据结构、数据流、数据存储和处理过程5个部分（至少应该包含每个字段的数据类型和在每个表内的主键、外键）。
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数据项描述＝｛数据项名，数据项含义说明，别名，数据类型，长度，取值范围，取值含义，与其他数据项的逻辑关系｝
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数据结构描述＝｛数据结构名，含义说明，组成：｛数据项或数据结构｝｝
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数据流描述＝｛数据流名，说明，数据流来源，数据流去向，组成：｛数据结构｝，平均流量，高峰期流量｝
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数据存储描述＝｛数据存储名，说明，编号，流入的数据流，流出的数据流，组成：｛数据结构｝，数据量，存取方式｝
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处理过程描述＝｛处理过程名，说明，输入：｛数据流｝，输出：｛数据流｝，处理：｛简要说明｝｝
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需求分析阶段的成果是系统需求说明书，主要包括数据流图、数据字典、各种说明性表格、统计输出表和系统功能结构图等。系统需求说明书是以后设计、开发、测试和验收等过程的重要依据。关于需求分析的详细过程请参见第10章。
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