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知识路径： > 信息系统运维的组织与管理 > 信息系统运维的组织 > 信息系统运维的任务 >
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相关知识点：39个
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数据资源是信息系统中最为重要的资源，没有数据的信息系统是没有丝毫意义和作用的。因此，对数据资源的管理是一项非常重要的运行管理工作。例如，在库存管理工作中，进货出货的业务处理，每天的业务都应该及时、准确地收集起来并且录入计算机。数据资源管理的内容主要包括：数据采集、数据校验、数据录入、数据处理4项工作。
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（1）数据收集。数据收集工作常常是由分散在各业务部门的业务管理人员进行的，因此，数据收集是一项复杂的工作，其组织工作往往比较难以进行，需要组织专人进行基本数据的收集、管理、分析。应该根据实际情况对收集到的资料进行初步加工，可以精选与浓缩，可以归纳与整理等。
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如果这一工作没有做好，那么整个信息系统的工作就会建立在“沙滩”上。信息系统中数据的不全面、不准确往往造成系统数据分析的无效性和决策支持的失败。系统主管人员应该努力通过各种方法，提高这些人员的技术水平和工作责任感，对他们的工作进行评价、指导和帮助，以便提高所收集数据的质量，为系统有效地工作打下坚实的基础。
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（2）数据校验。数据校验的工作，在较小的系统中，往往由系统主管人员自己来完成。在较大的系统中，一般需要设立专职人员来完成这一任务，国外称其为数据控制人员。
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需要指出的是，对于担负数据校验工作的人员，对其业务要求是比较高的。因为，对于信息系统来说，最重要的资源是数据，一切硬件、软件及其他资源，都是为了保证数据的及时、完整及准确，整个系统的效率或对外的形象都依赖于它所保存的数据。无论多么先进的硬件设备，无论多么完善的加工功能，如果没有及时、完整、准确的数据，都不能发挥实际的效益。许多信息系统，正是在这一点上重视不够，形成了“进去的是垃圾，出来的还是垃圾”的局面，这种情况不但使系统无法实际使用，而且使用户对系统丧失信心，给计算机应用的推广造成了很不好的影响。
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保证数据的及时、准确和完整，并不只是计算机技术本身的问题，而是与具体业务紧密联系的。在数据由手工处理方式转变到计算机处理的过程中，要把好关是不容易的。一方面，校验者必须对系统所处理的业务有足够的了解，许多数据的正确或错误是不能只从数据本身字面上来判断的，往往需要对数据的逻辑含义的理解，甚至需要相当的实际经验。对于系统所处理的业务一无所知是不可能做好校验工作的。另一方面，从事校验工作的人，又必须对计算机系统对数据的要求（包括格式、范围、平衡关系等）有确切的了解。一般地说，对于计算机处理的要求、长处、弱点，要有比较清楚的认识。因此，无论是由系统主管人员自己担负这一工作，还是由专职人员来校验，都必须给予足够的重视。当然，可以通过提高数据收集人员的业务水平，来减轻数据校验工作的负担。然而，单靠这方面工作是不行的。如前所述，数据收集人员一般来说是由业务人员来担任，并且在行政上也不属于信息处理的专职部门。因此，数据校验这种“数据把关”的工作是不可缺少的。
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（3）数据录入。数据录入工作相对比较简单，其要求是迅速与准确。录入人员的责任在于把经过校验的数据送入计算机，他们应严格地把收到的数据及时准确地录入计算机系统，一般来说，录入的数据记载在某种磁性介质，如磁盘、磁带上。他们并不对数据在逻辑上、具体业务中的含义进行考虑与承担责任，这一责任是由校验人员承担的，录入人员只需要保证送入计算机的数据与纸面上的数据严格一致，这是由录入人员和校验人员的职责决定的。因此，不能由录入人员代替校验人员。
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当然，这两项工作也不是截然分开的。某些校验工作是在录入之前完成的。例如，某些显而易见的超出合理范围的数据，无疑应在录入之前排除，而某些需要大量计算的平衡检验，则可以在录入数据之后用事先准备好的程序来检验。另外，还需要用事先准备好的程序来检验录入工作的质量。在许多系统中，为了保证重要数据的安全，常常在录入或更新数据时，先把新录入的数据库存放在临时的工作文件之中，而不让录入人员直接接触重要数据文件本身。待经过检验确实无误之后，再由系统管理人员或负责数据检验的人员，运行专门的程序，存入数据或进行更新。
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总之，必须由系统主管人员本身或比较熟悉系统的专职人员把关，以确保数据的安全。这方面的工作，局外人并不直接了解，然而，却是整个系统有效地工作的基础。它看起来很琐碎，很单调，然而却非常重要。试想，一个库存管理系统，如果不能及时、准确地把每天的业务录入计算机，它以后的各项工作（报表生成、随机查询、数据分析等）还有什么实际意义呢？
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（4）数据处理。在保证基本数据的完整、及时和准确的前提下，系统应完成例行的数据处理及信息服务工作。常见的工作包括：例行的数据更新、统计分析、报表生成、数据的复制及保存、与外界的定期数据交流等。这些工作，一般来说都是按照一定的规程，定期或不定期地运行研制中已经详细规定好了的，操作人员也应经过严格的培训，清楚地了解各项操作规则，了解各种情况的处理方法。这些工作是在系统已有的各种资源的基础上，直接向领导、管理人员及其他使用者提供信息服务，当然，这里只包括例行的服务。组织系统操作人员，完成这些例行的数据处理和信息服务工作，是系统主管人员又一项经常性任务。
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所谓信息系统的软件资源，是指信息系统所涉及的包括系统软件（如操作系统、数据库系统等）、通用软件（如文字处理软件、电子表格处理软件等）和专用软件（如信息系统的业务处理软件和管理软件、计算机病毒防治软件、系统工具软件等）在内的各类软件的总和。这些软件是整个信息系统正常运行和工作的重要工具，系统操作人员通过运行这些软件完成相应的业务操作，执行各种功能处理，提供各类信息服务。因此，必须对软件资源进行科学地管理，以保证软件系统始终处于正常工作的状态之下。
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对于大型信息系统，由于涉及的软件种类可能非常多，因此可以配置专门的部门和人员进行软件资源的管理工作。对于小型信息系统，可以不必安排专职人员来完成这些工作，但也要指定能够切实负责的人员来兼管这些事情。
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软件资源管理的内容主要包括，对软件的采购、软件的保存、相关文档资料的保管、软件的分发与安装配置、软件运行的技术支持、软件的评价与性能检测、软件使用的培训等。
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对于使用商品化软件的单位，软件的维护工作是由销售厂家负责，使用者负责操作维护，组织中可以不配备专职的软件管理员，而由指定的系统操作员兼任。
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对于自行开发的软件，组织中一般应该配备专职的系统维护员，系统维护员负责系统的硬件设备和软件的维护工作，及时排除故障，确保系统的正常运行，负责日常的各类代码、标准摘要、数据及源程序的纠错性维护、适应性维护工作，有时还负责系统的完善性维护。
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所谓信息系统的硬件资源，是指信息系统所涉及的包括计算机主机、外围设备、网络通信设备、基础网络设施、备品配件及各种消耗性材料在内的所有有形物质的总和。为了完成诸如前面所述的数据录入、数据处理及例行信息服务工作，要求各种硬件设备始终处于正常运行的状态之下，为此，需要配备一定的硬件工作人员和管理人员，负责对所有硬件设备的运行、管理与维护工作。
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对于大型计算机，这一工作需要有较多的专职人员来完成，对于微型机，则不要求那么多的人员及专门设备，这是微机的一个重要优点。然而，这并不是说，微机不需要进行硬件运行及维护工作，相反，如果没有人对硬件设备的运行维护负责，设备就很容易损坏，从而使整个系统的正常运行失去物质基础，这种情况已经在许多单位多次发生。
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这里所说的运行、管理和维护工作包括计算机硬件设备以及网络通信设备的使用管理，定期设备检修，备品配件的采购、配发及使用，各种消耗性材料（如软盘、打印纸等）的使用及管理，电源系统及工作环境的管理等。对于微型机系统来说，虽然不一定要许多专职人员来完成这些工作，至少也要指定能够切实负责的人员来兼管这些事情，无人负责是不行的。
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硬件维护的目的是尽量减少硬件的故障率，当故障发生时能在尽可能短的时间内恢复工作。为此，在配置硬件时，要选购高质量的硬件设备，配备技术过硬的维护人员，同时还要建立完善的管理制度。
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系统硬件维护是硬件资源管理的主要任务之一，其主要内容如下。
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（1）实施对系统硬件设备的日常检查和维护，作好检查记录，以保证系统的正常运行。
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（2）在系统发生故障时，及时进行故障分析，排除故障，恢复系统运行；硬件维护工作中，小故障一般由本单位的硬件维护人员负责，较大的故障应及时与硬件供应商联系解决。
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（3）在设备更新、扩充、修复后，由系统管理员与硬件维护员共同研究决定，并由系统硬件维护人员负责安装和调试，直至系统运行正常。
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（4）在系统环境发生变化时，随时做好适应性的维护工作。
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在硬件维护工作中，较大的维护工作一般是由销售厂家进行的，使用单位一般只进行一些小的维护工作，硬件维护员有时可以由网络管理员兼任。
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系统安全管理是指为了防止系统外部对信息系统资源不合法的使用和访问，保证信息系统的硬件、软件和数据不被破坏、泄露、修改或复制，维护正当的信息活动，保证信息系统安全运行所采取的措施。信息系统的安全性体现在可用性、完整性、保密性、可控制性、可靠性五个方面。信息系统安全管理也是系统运行过程中的一项非常重要的日常工作。
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除了前面所述的几项任务是在日常运行中必须认真组织，切实完成的例行工作以外，各类人员常常还会有一些临时的信息服务的需求向当前所运行的信息系统提出。例如，临时查询某些数据，生成某些一次性的报表，进行某些统计分析，进行某种预测或方案测算等等。这些信息服务需求并不在系统的日常工作范围之内，然而，其作用往往要比例行的信息服务大得多。随着管理水平的提高和各级领导信息意识的增强，这类信息需求还会越来越多。领导和管理人员经常更多地通过这些要求的满足程度来评价和看待信息系统。因此，努力满足这些要求，应该成为信息系统运行管理人员特别注意的问题之一，即承担起对信息服务需求的管理工作。
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信息服务需求管理工作的复杂程度与具体的信息需求密切相关。一般来说，基于系统中已有的数据而提出的信息需求比较容易满足，而需要增加新的数据的信息服务就实现比较困难；查询系统中现成的数据比较容易，而需要对数据进行加工综合的问题就比较难以解决；加工方法已经存在，只是次序或参数有所变化的比较容易满足，而需要增加新的数据加工方法的需求就很难满足。因此，系统运行管理人员，必须对自己所掌控的数据及其加工方法有着确切的了解，才能准确地判断哪些信息服务需求能够满足，哪些实现起来比较困难，哪些问题暂时还不能够处理，并且要估计出满足这些需求所需要的工作量（包括新程序模块的编制、数据的录入、程序的运行等）。从长远来说，系统运行管理人员还应该注意积累这些临时信息服务需求的情况，找出规律，把一些带有普遍性的要求加以提炼，形成一般性的信息要求，通过系统维护进行功能扩充，从而转化为例行服务。这是信息系统改进的一个重要方面。
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这项工作需要系统管理人员和程序员共同完成。系统管理人员的责任在于全面地考察系统的运行情况，确定修改或扩充的目标、方向和要求，组织程序员对某一模块进行必要的修改或模块扩充、系统管理人员负责保证整个系统的结构完整合理，程序员负责正确地实施修改或扩充某个模块。
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上述日常运行任务必须认真组织，切实完成。作为信息系统的主管人员，必须全面考虑这些问题。组织有关人员按规定的程序实施，并进行严格要求，严格管理。否则，信息系统很难发挥其应有的实际效益。另外，常常会有一些例行工作之外的临时性信息服务要求向计算机应用系统提出，这些信息服务不在系统的日常工作范围之内，然而，其作用往往要比例行的信息服务大得多。随着管理水平的提高和组织信息意识的加强，这种要求还会越来越多。领导和管理人员往往更多地通过这些要求的满足程度来评价和看待计算机应用系统。因此，努力满足这些要求，应该成为计算机应用系统主管人员特别注意的问题之一。系统的主管人员应该积累这些临时要求的情况，找出规律，把一些带有普遍性的要求加以提炼，形成一般的要求，对系统进行扩充，从而转化为例行服务。这是信息系统改善的一个重要方面。当然，这方面的工作不可能由系统主管人员自己全部承担，因此，信息系统往往需要一些熟练精干的程序员。
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总之，信息系统的日常管理工作是十分繁重的，不能掉以轻心。特别要注意的是，信息系统的管理绝不只是对机器的管理，对机器的管理只是整个管理工作的一部分，更重要的是对人员、数据、软件及安全的运行维护管理。
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在完成上述各项日常管理工作的同时，应该对系统的工作情况进行详细的记录。这个问题常常容易被忽视，因此，在这里作进一步的强调和说明。
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系统的运行情况如何对系统管理、评价是十分重要且非常宝贵的资料。人们对于信息系统的专门研究，还只是刚刚开始，许多问题都处于探讨之中。即使从某一单位某一部门来说，也需要从实践中摸索和总结经验，把信息处理工作的水平进一步提高。而不少单位却缺乏系统运行情况的基本数据，只停留在一般的印象上，无法对系统运行情况进行科学的分析和合理的判断，难以进一步提高信息系统的工作水平，这是十分可惜的。信息系统的主管人员应该从系统运行的一开始就注意积累系统运行情况的详细材料。
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在信息系统的运行过程中，需要收集和积累的资料包括以下几个方面。
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（1）有关工作数量的信息。例如：开机的时间，每天、每周、每月提供的报表的数量，每天、每周、每月录入数据的数量，系统中积累的数据量，修改程序的数量，数据使用的频率，满足用户临时要求的数量等等。这些数据反映了系统的工作负担及所提供的信息服务的规模。这是反映计算机应用系统功能的最基本的数据。
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（2）工作的效率。工作效率是指系统为了完成所规定的工作，占用了多少人力、物力及时间。例如，完成一次年度报表的编制，用了多长时间、多少人力。又如，使用者提出一个临时的查询要求，系统花费了多长时间才给出所要的数据。此外，系统在日常运行中，例行的操作所花费的人力是多少，消耗性材料的使用情况如何等。随着经济体制的改革，各级领导越来越多地注意经营管理。任何新技术的采用，如果不注意经济效益是不可能得到广泛应用的。
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（3）系统所提供的信息服务的质量。信息服务和其他服务一样，不能只看数量，不看质量。如果一个信息系统生成的报表，并不是管理工作所需要的，管理人员使用起来并不方便，那么这样的报表生成得再多再快也是没有意义的。同样，使用者对于提供的方式是否满意，所提供信息的精确程度是否符合要求，信息提供得是否及时，临时提出的信息需求能否得到满足等等，也都属于信息服务的质量范围之内。
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（4）系统的维护修改情况。系统中的数据、软件和硬件都有一定的更新、维护和检修的工作规程。这些工作都要有详细的及时的记载，包括维护工作的内容、情况、时间、执行人员等。这不仅是为了保证系统的安全和正常运行，而且有利于系统的评价及进一步扩充。
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（5）系统的故障情况。无论故障大小，都应该及时地记录以下这些情况，包括：故障的发生时间、故障的现象、故障发生时的工作环境、处理的方法、处理的结果、处理人员、善后措施、原因分析。要注意的是，这里所说的故障不只是指计算机本身的故障，而是对整个信息系统来说的。例如，由于数据收集不及时，使年度报表的生成未能按期完成，这是整个信息系统的故障，但并不是计算机的故障。同样，收集来的原始数据有错，这也不是计算机的故障，然而这些错误的类型、数量等统计数据是非常有用的资料，其中包含了许多有益的信息，对于整个系统的扩充与发展具有重要的意义。
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在以上所提到的五个方面中，那些在正常情况下的运行数据是比较容易被忽视的。因为发生故障时，人们往往比较重视对有关的情况加以及时的记载，而在系统正常运行时，则不那么注意。事实上，要全面地掌握系统的情况，必须十分重视正常运行时的情况记录。例如，打印机发生了故障，就需要考察它是在累计工作了多长时间之后发生的故障。如果这时没有平时的工作记录，就无从了解这一情况。在可靠性方面，人们常常需要平均无故障时间这一重要指标，如果没有日常的工作记录，这一指标也就无法计算。
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对于信息系统来说，这些信息的记载主要靠人工方式记录。大型计算机一般都有自动记载自身运行情况的功能。不过，即使是大型计算机也需要有人工记录作为补充手段，因为某些情况是无法只用计算机记录的。例如，使用者的满意程度，所生成的报表的使用频率就都只能用人工方式收集和记录。而且，当计算机本身发生故障时，它当然无法详细记录自身的故障情况了。因此，不论在哪种信息系统中，都必须有严格的运行记录制度，并要求有关人员严格遵守，认真执行。
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为了使信息记载得完整准确，一方面要强调在事情发生的当时当地、由当事人记录，而决不能代填或倒填（这是许多地方信息收集不准确的原因之一），避免事过境迁，使信息记载失真。另一方面，尽量采用固定的表格或本册进行登记，而不要使用自然语言含糊地表达。这些表格或登记簿的编制应该使填写者容易填写，节省时间。同时，需要填写的内容应该含义明确，用词确切，并且尽量给予定量的描述。对于不易定量化的内容，则可以采取分类、分级的办法，让填写者选择打勾等。总之，要努力通过各种手段，尽量详尽准确地记录系统运行的情况。
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对于信息系统来说，各种工作人员都应该担负起记载运行信息的责任。硬件操作人员应该记录硬件的运行及维护情况，软件操作人员应该记录各种程序的运行及维护情况，负责数据校验的人员应该记录数据收集的情况，包括各类错误的数量及分类，录入人员应该记录录入的速度、数量、出错率等。要通过严格的制度及经常的教育，使所有工作人员都把记录运行情况作为自己的重要任务。
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有些情况不是在信息系统运行过程中记录下来的。例如，生成的表格的使用率，使用者对例行报表的意见等等。对于这些信息应该通过访问或发调查表等方式向使用者征集，这是由信息系统的服务性质所决定的。这种工作可以定期进行，例如，结合季度、半年或一年的工作总结进行，也可以根据系统运行的情况，不定期地进行。不论哪种方式，信息系统的主管人员都必须亲自动手，满足管理者的需求是信息系统的出发点和内容，这是对系统是否已达到目标的检验，是整个系统工作最根本的检验。企业或组织的领导也应该以此作为对信息系统及信息管理部门工作情况进行评价的标准。
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信息系统在其运行过程中除了不断进行大量的管理和维护工作外，还要定期对系统的运行状况进行审核和评价。这项工作主要在高层领导的直接领导下，由系统分析员或专门的审计人员会同各类开发人员和业务部门经理共同参与进行。其目的是为了估计系统的技术能力、工作性能和系统的利用率。它不仅对系统当前的性能进行总结与评价，而且为系统的改进和扩展提供依据。系统评价一般从以下几个方面考虑。
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（1）系统是否达到预定目标，目标是否需做修改。系统的目标常常随着时间的推移、客观环境和管理需求的变化而变化，通过对系统的评价要检查系统是否能够满足这些要求，同时要检查目标的合理性、有效性。评价可以通过现场观察、面谈、审计运行日志、统计分析等方式进行。如果发现系统目标与实际管理需求不符则要提出修改意见或者提出重新开发新的信息系统的需求。
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（2）系统的适应性、安全性评价。系统的适应性包括系统运行是否稳定可靠，系统使用与维护是否方便，运行效率是否能够满足管理人员的管理需求等。随着计算机技术的不断发展和信息系统的广泛应用，系统的安全性和可靠性越来越受到人们的重视，防止信息的被盗、舞弊等利用计算机犯罪事件是任何一个信息系统必须认真考虑的问题，否则将会给整个系统带来重大的损失和混乱，甚至给社会带来极其严重的影响，所以应该对系统信息进行定期的检查和审计。
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例如，1987年美国由于一名政府工作人员的疏忽，使美国银行和金融机构的现金总额出现3亿多美元的差错，这个差错在计算机信息系统中运行了三个星期，结果使股票和证券市场遭受650亿美元的损失。近年来利用计算机进行受贿、盗窃等犯罪现象在逐年增加，而案件的破获率却很低，给社会、企业或组织带来严重的损失，所以要加强系统安全性、可靠性保护，定期对系统进行检查评价。
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（3）系统的经济效益评价。信息系统的价值实际上包括了经济和社会两个方面。社会效益与人们对系统的认识、使用直接相关，例如，使用了信息系统可以提高信息的使用质量、提高数据的准确性、减轻人们的劳动强度、提高信息处理的能力、为领导决策提供有力的信息支持等。这方面的效益不直接与企业或组织的经济效益相关，但对企业或组织的各项管理活动产生重大影响。
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经济效益是指通过信息系统开发与运行的投资，使得企业增加收入、降低成本，进而为企业带来更大的效益。例如，在信息系统建设中的资金投入将在系统运行的多长时间内，通过降低成本、增加收入收回这些投资，继续创造效益？在系统运行中必要的资金投入与所带来的收益的比例如何？等等，这些都可以用来衡量信息系统的经济效益，它可以看作是各个应用效益的总和。当总效益大于系统的投入时，这个系统便是一个成功的、有益的系统。如果系统运行了一段时间以后，其投入与产出的比例不合适，投入大于或等于产出，则要考虑是否重新开发新的信息系统。因此要定期进行有关经济效益的评价，对系统未来的发展提出合理的意见和建议。然而，对信息系统所带来的经济效益的评价常常不易量化，且信息系统效益的发挥与人的因素密切相关，需要综合地进行分析、评价，客观地评价信息系统的效益，才能真正地把握系统的命脉，确定系统未来发展的方向。
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对系统定期进行各方面的审计与评价，实际上是看系统是否仍处于有效适用状态。如果审计结果是系统基本适用但需要做一些改进，则要做好系统的维护工作，一旦审计结果确认系统已经不能够满足各项管理需求和决策需求，不能适应企业或组织未来的发展，则说明该信息系统已经走完了它的生命周期，必须提出新的开发需求，开始另外一个新系统的生命周期，整个开发过程又回到系统开发的最初阶段。
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