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知识路径： > 信息系统运维的组织与管理 > 信息系统运维的组织 > 系统运行的文档管理 >
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相关知识点：44个
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信息系统的文档主要包括打印输出的各种报告、报表、凭证；存贮数据和程序的磁盘及其他存储介质；系统开发过程中产生的各种文档以及其他资料。信息系统的文档管理在整个信息系统的运行管理工作中起着重要的作用。
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（1）良好的文档管理是系统工作连续进行的保障。信息系统的文档也是一种重要的数据资源。文档是各项信息活动的历史记录，也是检查各种责任事故的依据。只有系统运行文档保存良好，才能了解组织在经营管理过程的各种弊端、差错、不足；只有系统运行文档保存良好，才能保证这些信息在前后期的相互利用；只有各种开发及用户文档保存良好，才能保证信息系统操作的正确性、可继续培训性和系统的可维护性。
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（2）良好的文档管理是信息系统维护的保证。各种开发文档是信息系统的重要组成部分。对信息系统来说，其维护工作有以下特点：
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理解别人精心设计的程序通常非常困难，而且软件文档越不全、越不符合要求，理解越困难；
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当要求对系统进行维护时，不能依赖系统开发人员。由于维护阶段持续的时间很长，因此，当需要解释系统时，往往原来写程序的人已经不在该单位了；
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信息系统是一个非常庞大的系统，即使是其中的一个子系统也是非常复杂的，而且还兼容了具体业务与计算机两方面的专业知识，了解与维护系统非常困难。
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以上这些关于信息系统维护的特点就决定了没有完整保存的系统开发文档，系统的维护将非常困难，甚至不可能，如果出现这样的情况，将很可能带来信息系统的长期停止运转，严重影响信息系统工作的连续性。
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（3）良好的文档管理是保证系统内数据信息安全的关键环节。当系统程序、数据出现故障时，往往需要利用备份的程序与数据进行恢复；当系统需要处理以前年度或机内没有的数据时，也需要将备份的数据拷贝到机内；系统的维护也需要各种开发文档。因此，良好的文档管理是保证系统内数据信息安全完整的关键环节。
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（4）良好的文档管理是系统各种信息得以充分利用，更好地为管理服务的保证。让管理人员从繁杂的事务性工作中解脱出来，充分利用计算机的优势，及时为管理人员提供各种管理决策信息，是信息化的主要目标。俗话说：“巧妇难为无米之炊”。对计算机来说也一样，计算机内若没有相当数量的数据，就不可能进行财务分析、趋势预测等决策性工作。因此，要实现信息系统的根本目标，必须要有保存完好的历史数据。只有良好的文档管理，才可能在出现各种系统故障的情况下，及时恢复被毁坏的数据；只有保存完整的数据，才能利用各个时期的数据，进行对比分析、趋势分析、决策分析等。所以说良好的文档管理是信息得以充分利用，更好地为管理服务的保证。
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（1）监督、保证按要求生成各种文档。按要求生成各种文档是文档管理的基本任务。一般说来，各种开发文档应由开发人员编制，开发人员应该提供完整、符合要求的开发文档；各种报表与凭证应按预先的要求打印输出；各种系统数据应定期备份，重要的数据应强制备份；计算机源程序应有多个备份。
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（2）保证各种文档的安全与保密。信息系统中有些数据信息进行各种信息活动的重要依据，绝不允许随意泄露、破坏和遗失。各种信息资料的丢失与破坏自然会影响到信息系统的安全与保密；各种开发文档及程序的丢失与破坏都会危及运行的系统，从而危及系统中数据的安全与完整。所以，各种文档的安全与保密是与信息系统的安全密切相关的，应加强文档管理，保证各种文档的安全与保密。
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（3）保证各种文档得到合理、有效的利用。文档中的信息资料是了解组织运营情况、进行分析决策的依据；各种开发文档是系统维护的保障；各种信息资料及系统程序是系统出现故障时恢复系统，保证系统连续运行的保证。
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信息系统运行文档包括计算机打印输出的报告、报表、凭证等，存有数据的磁性介质及其他介质，信息系统开发的全套文档资料。
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（1）关于系统打印输出的文档的生成与管理。对系统日常运行时打印生成的各种文档资料应有操作人员的签名或盖章（也可以由计算机按使用系统时登记的操作人员姓名打印生成），数据审核人员的签名或盖章（在计算机上进行审核的，也可由计算机按使用系统时登记的审核人员姓名打印生成），主管领导的签名或盖章。对于各种报表、报告等需要周期性生成的文档，要根据实际情况和工作需要按小时、日、星期、旬、月或按季、按年打印生成，并妥善分类归档。
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（2）关于磁性介质及其他介质的管理。存有数据的磁性介质及其他介质，在未打印成书面形式输出之前，就应妥善保管并留有副本。一般说来，为了便于利用计算机进行查询及在信息系统出现故障时进行恢复，这些介质都应进行长期保存，直至其中的数据完全失效为止。
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（3）关于信息系统开发的文档资料的管理。信息系统开发文档一般包括：系统开发阶段的可行性分析报告；系统说明书；系统设计说明书；程序清单；测试报告；用户手册；操作说明；评价报告；运行日记；维护日志等。
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这些文档是信息系统的重要组成部分，要做好分类、归档工作，要妥善、长期保存。同时对文档的借阅要有严格的管理制度和必要的手段控制。
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（4）信息系统运行文档管理制度。文档管理一般是通过制定与实施文档管理制度来实现的。文档管理制度一般包括以下内容：
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存档的手续。主要是指审批手续，比如打印输出的报告、报表，必须有主管人员或系统管理员的签章才能存档保管；
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各种安全保证措施。比如备份磁盘应贴上写保护标签，存放在安全、洁净、防潮的场所；
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文档使用的各种审批手续。比如调用源程序应由有关人员审批，并应记录下调用人员的姓名、调用内容、归还日期等；
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文档的保密规定。比如任何伪造、非法涂改、变更、故意毁坏数据文件、记录、磁盘等的行为都应有相应的处理办法。
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